AutoCRM umožňuje používat e-mailového klienta spolu s funkcemi specifickými pro CRM.
Poznámka: Abyste mohli pracovat s příchozími e-maily, musíte mít ve svém systému správně nakonfigurovaný cron.
Uživatel může nastavit účet IMAP na stránce Osobní e-mailové účty (karta E-maily> … nabídka vpravo nahoře> E-mailové účty).
V poli Synchronizované složky zadejte, které složky se mají sledovat. Ve výchozím nastavení je nastaveno na DORUČENOU.
Pokud pro odesílání e-mailů používáte externího e-mailového klienta, můžete do sledovaných přidat složku Odeslané. E-maily odeslané od externího klienta budou importovány do AutoCRM. Váš externí klient musí být nakonfigurován tak, aby ukládal odeslané e-maily na server IMAP.
„Načíst od“ vám umožňuje zvolit datum, od kterého mají být e-maily archivovány. Pokud potřebujete archivovat staré e-maily, nastavte jej na nějaké předchozí datum.
Je možné určit složku, kam budou ukládány příchozí e-maily.
Účty SMTP
Uživatelé mohou nastavit nastavení SMTP v nastavení Emailových účtů (kartě E-maily> nabídka vpravo nahoře> E-mailové účty).
Uživatelé mohou mít více účtů SMTP.
Důležité: E-mailové adresy, ze kterých může uživatel posílat e-maily, musí být definovány v poli E-maily uživatele. E-mailové adresy uživatelů může definovat pouze správce (ve výchozím nastavení).
Práce s e-maily¶
E-maily jsou načítány na pozadí každých několik minut (interval může určit správce). Všechny své e-maily vidíte na kartě E-maily. Na levé straně jsou standardní složky Doručená pošta, Odeslané, Rozepsané, Koš.
Standardně dostupné funkce nad emailem:
Každý email je označen stavem (pole Stav), ve kterém je aktuálně v systému uložen:
- Odesláno – bylo odesláno prostřednictvím CRM
- Archivováno – načteno z účtu IMAP nebo archivováno ručně
- Koncept – e-mail byl vytvořen jako koncept
Když přijde nový e-mail, systém se pokusí rozpoznat, ke kterému záznamu tento e-mail patří. Může jej propojit s Organizací, Potenciálním zákazníkem, Příležitostí, Událostí (a kontaktem v režimu B2C) atd. Pokud nebyl rozpoznán, může jej uživatel propojit ručně vyplněním nadřazeného pole.
Pokud e-mail přišel od nového potenciálního klienta, může jej uživatel převést na Potenciálního zákazníka. Otevřete položku E-mail a v pravém horním menu klikněte na Vytvořit potenciál.
Je také možné vytvořit Úkol nebo Událost přímo z e-mailu (ikona tři tečky vpravo – volba Vytvořit Úkol nebo Událost).
Pokud jsou v systému uloženy e-mailové adresy (od, do, cc), zobrazí se osoba, s níž jsou spojeni (kontakt, vedoucí, uživatel atd.). Pokud je nová e-mailová adresa nová, můžete kontakt vytvořit přímo odtud.
Všechny e-maily související s konkrétním záznamem se zobrazují na panelu Historie daného záznamu. Pokud se nějaký e-mail týká například Příležitosti, ale Příležitost souvisí s Organizací, zobrazí se v Příležitosti i Organizaci.
Když odeberete e-mail, zcela se odebere ze systému, takže zmizí z jejich doručené pošty. Chcete-li tomu zabránit, použijte Přesunout do koše. Správce nemusí povolit uživatelům přístup k mazání, aby zabránil ztrátě e-mailů.
Odesílání e-mailů
Nový e-mail můžete vytvořit několika způsoby:
- Tlačítko Napsat v zobrazení seznamu e-mailů;
- odpověď na jiný e-mail;
- kliknutí na e-mailovou adresu záznamu;
- Vytvořit akci E-mail na panelu Aktivity.
Přijemce lze vyhledat zadáním celé či části uloženého jména nebo emailové adresy.
Podpis e-mailu můžete nastavit v Předvolbách.
E-mailové složky
Uživatelé si mohou vytvořit své vlastní e-mailové složky, aby si mohli některé e-maily pohodlně uložit. Seznam dostupných složek je k dispozici na stránce E-maily na levé straně. Chcete-li vytvořit nebo upravit složky, postupujte podle e-mailů> rozbalovací nabídka v pravém horním rohu> Složky. Přeskočit oznámení znamená, že nebudete upozorněni na příchozí e-maily, které spadají do určité složky. Využitím e-mailových filtrů je možné ukládat e-maily do složek automaticky podle konkrétních kritérií.
Běžný uživatel může vytvářet e-mailové filtry pro své osobní e-mailové účty nebo pro celou svou doručenou poštu. Jsou k dispozici na stránce E-maily> rozbalovací nabídka v pravém horním rohu> Filtry.
Existují dva typy filtrů:
- Ignorovat – e-mail bude vložen do koše nebo nebude importován;
- Vložit do složky – importované e-maily se automaticky vloží do složky zadaného uživatele.
Šabolony e-mailů
Šablony e-mailů jsou k dispozici v části E-maily> rozbalovací nabídka v pravém horním rohu> Šablony e-mailů. Lze je použít jak pro hromadné odesílání e-mailů, tak pro běžné e-maily. Jednorázové zaškrtávací políčko znamená, že e-mailová šablona má být použita pouze jednou, což je obvyklé pro e-mailový marketing.
Je možné použít zástupné symboly v těle a předmětu e-mailové šablony, např. {Account.name}, {Person.emailAddress}. Budou nahrazeny hodnotami souvisejících záznamů.
Seznam dalších dostupných zástupných symbolů:
{today} – dnešní datum,
{now} – aktuální datum a čas,
{optOutUrl} – adresa pro odhlášení (pouze pro hromadný e-mail),
{optOutLink} – odkaz pro odhlášení (pouze pro hromadný e-mail),
{optInUrl} – adresa URL pro přihlášení (pouze pro zachycení potenciálních zákazníků potvrzení přihlášení),
{optInLink} – odkaz pro přihlášení (pouze pro zachycení zájemců potvrďte přihlášení).
Hromadná korespondence
1. Musíte mít cílový seznam naplněný příjemci. Seznamy cílů najdete na kartě Kampaně> tlačítko Cílové seznamy v pravém horním rohu. Po vytvoření seznamu jej naplníme kontakty.
2. Můžete vytvořit šablonu PDF dokumentu pro typ entity, na kterou chcete posílat e-maily. Pokud cílový seznam obsahuje záznamy různých typů entit (např. Kontakty a potenciální zákazníci), musíte pro každou z nich vytvořit šablony.
Šablony lze vytvořit v části Správa> Šablony PDF. Karta Šablony je ve výchozím nastavení skrytá, ale může ji přidat správce.
Jak odeslat hromadný e-mail
- Musíte mít v CRM alespoň jeden seznam cílů s cílovými záznamy a e-mailovou šablonou.
- Vytvořte novou kampaň typu Email nebo Newsletter. V poli Seznamy cílů vyberte jeden nebo několik seznamů cílů.
- Po vytvoření záznamu kampaně vytvořte hromadný e-mail pro tuto kampaň: klikněte na plus na panelu Hromadný e-mail. Určete datum zahájení – kdy se mají odesílat e-maily, a vyberte šablonu e-mailu. Ujistěte se, že je Stav nastaven jako Nevyřízeno.
Příklad:
<a href=”{optOutUrl}”> Odhlásit se ze seznamu adresátů </a>
Správce může zakázat přidávání povinného odkazu pro odhlášení přidávaného systémem na stránce Správa> Odchozí e-maily.
Příklad:
<a href=”{trackingUrl:55f2c87b09a220a78}”> Vyzkoušejte naši ukázku </a>
Protokol kampaně
