AutoCRM – nastavení a používání Emailů

AutoCRM umožňuje používat e-mailového klienta spolu s funkcemi specifickými pro CRM.

Poznámka: Abyste mohli pracovat s příchozími e-maily, musíte mít ve svém systému správně nakonfigurovaný cron.

Uživatel může nastavit účet IMAP na stránce Osobní e-mailové účty (karta E-maily> … nabídka vpravo nahoře> E-mailové účty).

V poli Synchronizované složky zadejte, které složky se mají sledovat. Ve výchozím nastavení je nastaveno na DORUČENOU.

Pokud pro odesílání e-mailů používáte externího e-mailového klienta, můžete do sledovaných přidat složku Odeslané. E-maily odeslané od externího klienta budou importovány do AutoCRM. Váš externí klient musí být nakonfigurován tak, aby ukládal odeslané e-maily na server IMAP.

„Načíst od“ vám umožňuje zvolit datum, od kterého mají být e-maily archivovány. Pokud potřebujete archivovat staré e-maily, nastavte jej na nějaké předchozí datum.

Je možné určit složku, kam budou ukládány příchozí e-maily.

Účty SMTP

Uživatelé mohou nastavit nastavení SMTP v nastavení Emailových účtů (kartě E-maily> nabídka vpravo nahoře> E-mailové účty).

Uživatelé mohou mít více účtů SMTP.

Důležité: E-mailové adresy, ze kterých může uživatel posílat e-maily, musí být definovány v poli E-maily uživatele. E-mailové adresy uživatelů může definovat pouze správce (ve výchozím nastavení).

 

Práce s e-maily¶

E-maily jsou načítány na pozadí každých několik minut (interval může určit správce). Všechny své e-maily vidíte na kartě E-maily. Na levé straně jsou standardní složky Doručená pošta, Odeslané, Rozepsané, Koš.

Standardně dostupné funkce nad emailem:

Každý email je označen stavem (pole Stav), ve kterém je aktuálně v systému uložen:

  • Odesláno – bylo odesláno prostřednictvím CRM
  • Archivováno – načteno z účtu IMAP nebo archivováno ručně
  • Koncept – e-mail byl vytvořen jako koncept

Když přijde nový e-mail, systém se pokusí rozpoznat, ke kterému záznamu tento e-mail patří. Může jej propojit s Organizací, Potenciálním zákazníkem, Příležitostí, Událostí (a kontaktem v režimu B2C) atd. Pokud nebyl rozpoznán, může jej uživatel propojit ručně vyplněním nadřazeného pole.

Pokud e-mail přišel od nového potenciálního klienta, může jej uživatel převést na Potenciálního zákazníka. Otevřete položku E-mail a v pravém horním menu klikněte na Vytvořit potenciál.

Je také možné vytvořit Úkol nebo Událost přímo z e-mailu (ikona tři tečky vpravo – volba Vytvořit Úkol nebo Událost).

Pokud jsou v systému uloženy e-mailové adresy (od, do, cc), zobrazí se osoba, s níž jsou spojeni (kontakt, vedoucí, uživatel atd.). Pokud je nová e-mailová adresa nová, můžete kontakt vytvořit přímo odtud.

Všechny e-maily související s konkrétním záznamem se zobrazují na panelu Historie daného záznamu. Pokud se nějaký e-mail týká například Příležitosti, ale Příležitost souvisí s Organizací, zobrazí se v Příležitosti i Organizaci.

Když odeberete e-mail, zcela se odebere ze systému, takže zmizí z jejich doručené pošty. Chcete-li tomu zabránit, použijte Přesunout do koše. Správce nemusí povolit uživatelům přístup k mazání, aby zabránil ztrátě e-mailů.

Odesílání e-mailů

Nový e-mail můžete vytvořit několika způsoby:

  1. Tlačítko Napsat v zobrazení seznamu e-mailů;
  2. odpověď na jiný e-mail;
  3. kliknutí na e-mailovou adresu záznamu;
  4. Vytvořit akci E-mail na panelu Aktivity.

Přijemce lze vyhledat zadáním celé či části uloženého jména nebo emailové adresy.

Podpis e-mailu můžete nastavit v Předvolbách.

E-mailové složky

Uživatelé si mohou vytvořit své vlastní e-mailové složky, aby si mohli některé e-maily pohodlně uložit. Seznam dostupných složek je k dispozici na stránce E-maily na levé straně. Chcete-li vytvořit nebo upravit složky, postupujte podle e-mailů> rozbalovací nabídka v pravém horním rohu> Složky. Přeskočit oznámení znamená, že nebudete upozorněni na příchozí e-maily, které spadají do určité složky. Využitím e-mailových filtrů je možné ukládat e-maily do složek automaticky podle konkrétních kritérií.

Běžný uživatel může vytvářet e-mailové filtry pro své osobní e-mailové účty nebo pro celou svou doručenou poštu. Jsou k dispozici na stránce E-maily> rozbalovací nabídka v pravém horním rohu> Filtry.

Existují dva typy filtrů:

  • Ignorovat – e-mail bude vložen do koše nebo nebude importován;
  • Vložit do složky – importované e-maily se automaticky vloží do složky zadaného uživatele.

Šabolony e-mailů

Šablony e-mailů jsou k dispozici v části E-maily> rozbalovací nabídka v pravém horním rohu> Šablony e-mailů. Lze je použít jak pro hromadné odesílání e-mailů, tak pro běžné e-maily. Jednorázové zaškrtávací políčko znamená, že e-mailová šablona má být použita pouze jednou, což je obvyklé pro e-mailový marketing.

Je možné použít zástupné symboly v těle a předmětu e-mailové šablony, např. {Account.name}, {Person.emailAddress}. Budou nahrazeny hodnotami souvisejících záznamů.

Seznam dalších dostupných zástupných symbolů:

{today} – dnešní datum,

{now} – aktuální datum a čas,

{optOutUrl} – adresa pro odhlášení (pouze pro hromadný e-mail),

{optOutLink} – odkaz pro odhlášení (pouze pro hromadný e-mail),

{optInUrl} – adresa URL pro přihlášení (pouze pro zachycení potenciálních zákazníků potvrzení přihlášení),

{optInLink} – odkaz pro přihlášení (pouze pro zachycení zájemců potvrďte přihlášení).

Hromadná korespondence

1. Musíte mít cílový seznam naplněný příjemci. Seznamy cílů najdete na kartě Kampaně> tlačítko Cílové seznamy v pravém horním rohu. Po vytvoření seznamu jej naplníme kontakty.

2. Můžete vytvořit šablonu PDF dokumentu pro typ entity, na kterou chcete posílat e-maily. Pokud cílový seznam obsahuje záznamy různých typů entit (např. Kontakty a potenciální zákazníci), musíte pro každou z nich vytvořit šablony.

Šablony lze vytvořit v části Správa> Šablony PDF. Karta Šablony je ve výchozím nastavení skrytá, ale může ji přidat správce.

Jak odeslat hromadný e-mail

  1. Musíte mít v CRM alespoň jeden seznam cílů s cílovými záznamy a e-mailovou šablonou.
  2. Vytvořte novou kampaň typu Email nebo Newsletter. V poli Seznamy cílů vyberte jeden nebo několik seznamů cílů.
  3. Po vytvoření záznamu kampaně vytvořte hromadný e-mail pro tuto kampaň: klikněte na plus na panelu Hromadný e-mail. Určete datum zahájení – kdy se mají odesílat e-maily, a vyberte šablonu e-mailu. Ujistěte se, že je Stav nastaven jako Nevyřízeno.
 
Pokud je vše nastaveno správně, e-maily by měly být odeslány. Měly by být zasílány každou hodinu v dávkách (počet emailů v jedné dávce můžete změnit v části Správa> Odchozí e-maily). Správce to může změnit aktualizací a plánováním pole Plánovaná úloha „Zkontrolovat e-mailové účty skupiny“.
V panelu Protokol můžete zkontrolovat, zda se e-maily odesílají.
 
Vyzkoušejte, co bude příjemcům zasláno: klikněte na rozbalovací nabídku vpravo na řádku hromadného e-mailu na panelu Hromadný e-mail a poté klikněte na Odeslat test.
 
Ve výchozím nastavení systém připojí “odhlášení ze seznamu” ke všem odeslaným e-mailům. V šabloně e-mailu však můžete použít vlastní.
Příklad:
<a href=”{optOutUrl}”> Odhlásit se ze seznamu adresátů </a>

Správce může zakázat přidávání povinného odkazu pro odhlášení přidávaného systémem na stránce Správa> Odchozí e-maily.

Pokud chcete vědět, že příjemce otevřel odkaz z vašeho e-mailu, musíte vytvořit sledovací adresu URL. Zadejte jakékoli jméno a adresu URL, kam má váš odkaz vést. Poté budete muset vygenerovaný kód vložit do šablony e-mailu.
Příklad:

<a href=”{trackingUrl:55f2c87b09a220a78}”> Vyzkoušejte naši ukázku </a>

Protokol kampaně
V Protokolu kampaně (ve spodní části okna Kampaně) můžete vidět e-maily, které byly odeslány, otevřené e-maily, nepřihlášené e-maily, kdo se odhlásil a kdo kliknul na odkaz v e-mailu.

Demo AutoCRM

Náš tým konzultantů s Vámi projde a seznámí Vás s nasazením AutoCRM do Vaší společnosti.