Elektronické podepisování
S naším řešením pro elektronický podpis můžete rychle a bezpečně podepisovat dokumenty přímo v systému, eliminujete papírovou práci a zbytečné zpoždění v schvalovacích procesech. Ušetříte čas, snížíte náklady na tisk a dopravu dokumentů a získáte vyšší úroveň bezpečnosti a důvěryhodnosti. Připojte se k modernímu řešení elektronického podepisování a učiňte své obchodní operace rychlejšími a efektivnějšími.
98%
Ověřeno našimi 1000+ uživateli
Co je elektronické podepisování
Co je elektronické podepisování?
Elektronické podepisování je proces, při kterém osoba elektronicky schvaluje dokumenty prostřednictvím digitálního podpisu. Tento způsob nahrazuje tradiční ruční podpisy a nabízí mnoho výhod, jako je úspora času, zlepšení bezpečnosti a snížení nákladů.
Elektronické podpisy jsou ideálním řešením pro firmy i jednotlivce, kteří chtějí zefektivnit své pracovní procesy.
Typy podpisů
Jaké typy elektronických podpisů existují?
Jednoduchý Elektronický Podpis (SES)
Jednoduchý elektronický podpis je základní forma elektronického podpisu, která může zahrnovat například naskenovaný obrázek ručního podpisu nebo kliknutí na tlačítko „souhlasím“.
- Vhodný pro méně důležité dokumenty
- Používá se tam, kde není potřeba vysoká úroveň zabezpečení
- Rychlá forma schválení běžných dokumentů
Pokročilý Elektronický Podpis (AES)
Pokročilý elektronický podpis je založen na certifikátu a poskytuje vyšší úroveň zabezpečení. Tento podpis je unikátně spojen s podepisující osobou a umožňuje identifikaci podpisatele.
- Používá se například pro smlouvy
- Vhodný pro dokumenty, které vyžadují vyšší úroveň důvěry
- Vyšší míra jistoty oproti jednoduchému podpisu
Kvalifikovaný Elektronický Podpis (QES)
Kvalifikovaný elektronický podpis je nejvyšší úroveň elektronického podpisu, která je právně uznávána v celé Evropské unii podle nařízení eIDAS.
- Je vytvořen pomocí kvalifikovaného certifikátu
- Má stejnou právní váhu jako ruční podpis
- Je ideální pro důležité smlouvy, bankovní transakce nebo právní dokumenty
Srovnání podle zákona
Jaký elektronický podpis kdy stačí?
Elektronické podepisování
Elektronické podepisování je podepisování dokumentů digitální cestou, které v Česku upravuje zákon č. 297/2016 Sb. a evropské nařízení eIDAS č. 910/2014. Pro běžné firemní smlouvy stačí podle § 7 zákona č. 297/2016 Sb. i prostý nebo zaručený elektronický podpis, kvalifikovaný podpis zákon vyžaduje jen tam, kde právně jedná veřejnoprávní podepisující, například stát nebo úřad, případně jiná osoba při výkonu své působnosti. Písemná forma zůstává podle § 562 odst. 1 občanského zákoníku zachována, pokud záznam umožňuje zachytit obsah jednání a určit jednající osobu. Úroveň podpisu proto volte podle toho, komu a co podepisujete.
| Typ podpisu | Právní úprava | Kdy ho použít | Typické dokumenty |
|---|---|---|---|
| Prostý elektronický podpis (SES) | § 7 zákona č. 297/2016 Sb. (jiný typ elektronického podpisu) | Běžná soukromoprávní jednání, kde zákon nevyžaduje vyšší úroveň podpisu | Objednávky, dodatky ke smlouvám, interní a HR dokumenty |
| Zaručený elektronický podpis (AES) | Čl. 26 nařízení eIDAS, § 7 zákona č. 297/2016 Sb. | Smlouvy, u kterých potřebujete prokázat podepisující osobu a odhalit pozdější změny dokumentu | Obchodní smlouvy, NDA, plné moci mezi firmami |
| Uznávaný elektronický podpis | § 6 zákona č. 297/2016 Sb. | Povinný pro úkony vůči veřejnoprávním podepisujícím, tedy úřadům a dalším orgánům | Podání na úřady, komunikace se státní správou |
| Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) | § 5 zákona č. 297/2016 Sb., čl. 25 nařízení eIDAS | Když právně jedná veřejnoprávní podepisující nebo jiná osoba při výkonu své působnosti; v soukromém styku nejvyšší důkazní hodnota | Právní dokumenty, dokumenty podepisované státem a institucemi |
Právní úprava: § 5 až 7 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, § 561 a 562 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, a nařízení eIDAS č. 910/2014.
Checklist: zavedení elektronického podepisování ve firmě
- Zmapujte, které dokumenty dnes podepisujete papírově a jak často.
- Ke každému typu dokumentu přiřaďte úroveň podpisu podle tabulky výše.
- Vyberte nástroj, který podepisování propojí s CRM a správou dokumentů, aby smlouvy nevznikaly mimo systém.
- Nastavte schvalovací workflow: kdo dokument připraví, kdo podepisuje a v jakém pořadí.
- Zajistěte archivaci podepsaných dokumentů s auditní stopou pro případné spory.
- Proškolte tým a začněte u dokumentů s nejvyšší frekvencí, například u objednávek a dodatků.
Výhody
Výhody elektronického podepisování
Elektronické podepisování umožňuje podepisovat dokumenty kdykoli a kdekoli, zjednodušuje firemní procesy a chrání citlivé dokumenty i právní jistotu podpisu.
Okamžitý přístup a pohodlí
Elektronické podepisování umožňuje podepisování dokumentů kdykoli a kdekoli, z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu. To je ideální pro práci na dálku a mezinárodní obchod.
Zjednodušení pracovních procesů
Díky integraci elektronických podpisů do vašich firemních systémů můžete snadno spravovat dokumenty, sledovat jejich stav a zrychlit schvalovací procesy.
Dodržování právních požadavků
Elektronické podpisy splňují požadavky nařízení eIDAS v Evropské unii a jsou právně závazné. To znamená, že jsou uznávány soudy a úřady stejně jako tradiční ruční podpisy.
Ochrana citlivých dat
Pokročilé šifrovací technologie a metody autentizace zajišťují, že elektronicky podepsané dokumenty jsou chráněny před neoprávněným přístupem a manipulací.
Úspora času
Elektronický podpis zkracuje dobu uzavření smlouvy z týdnů na minuty a eliminuje čekání na poštu nebo osobní schůzky.
Nižší náklady
Eliminujete papírovou práci, tisk, skenování a dopravu dokumentů, což snižuje administrativní i provozní náklady.
Právní jistota
Kvalifikovaný elektronický podpis má stejnou právní váhu jako ruční podpis a je uznáván napříč Evropskou unií.
Bezpečná archivace
Podepsané dokumenty jsou bezpečně uložené v digitálním archivu a kdykoliv dohledatelné pro audit nebo právní spory.
Jak to funguje
Jak funguje elektronické podepisování?
Vytvoření Dokumentu
Dokument je vytvořen ve formátu, který podporuje elektronické podepisování, obvykle PDF. Tento formát zachovává vzhled a strukturu dokumentu, což je ideální pro smlouvy, faktury a další důležité dokumenty.
Přidání Elektronického Podpisu
Podepisující osoba přidá elektronický podpis, který může být jednoduchý, pokročilý nebo kvalifikovaný, podle úrovně zabezpečení, kterou dokument vyžaduje. Kvalifikovaný elektronický podpis má nejvyšší právní sílu a je založen na certifikátu vydaném certifikační autoritou.
Ověření a Schválení
Po přidání podpisu se dokument ověří. Ověření zajišťuje, že podpis je platný a že dokument nebyl po podepsání změněn. Tento krok zahrnuje kontrolu certifikátu a integrity dokumentu, což zaručuje jeho právní platnost.
Archivace a Sledování
Dokument je poté bezpečně uložen v digitálním archivu. Systém umožňuje sledovat přístup k dokumentu a uchovává jej pro budoucí potřeby, například pro audit nebo právní spory. Archivace zajišťuje dlouhodobou ochranu a snadný přístup k dokumentům.
Proč podepisovat elektronicky?
Elektronický podpis zkrátí dobu uzavření smlouvy z týdnů na minuty a je právně závazný.
Vyzkoušejte elektronické podepisování přímo v AutoCRM a zrychlete schvalovací i obchodní procesy bez zbytečné administrativy.
Závěr
Závěr
Elektronické podepisování představuje moderní, efektivní a bezpečný způsob, jak spravovat a uzavírat důležité dokumenty v digitálním prostředí. Díky své rychlosti, jednoduchosti a právní platnosti se stává nepostradatelným nástrojem pro firmy i jednotlivce, kteří chtějí zefektivnit své pracovní procesy a snížit závislost na papírové dokumentaci.
Ať už jde o každodenní obchodní transakce, nebo klíčové smlouvy, elektronické podpisy zajišťují bezpečnost, důvěryhodnost a právní ochranu, což z nich činí klíčový prvek digitální transformace.
Časté otázky
Časté otázky
Abyste mohli používat elektronické podepisování, potřebujete přístup k digitálnímu podpisu, který je obvykle poskytován certifikační autoritou. Také potřebujete vhodný software nebo platformu, která podporuje elektronické podepisování dokumentů.
Implementace elektronického podepisování může trvat od několika dnů do několika týdnů, v závislosti na složitosti vašich požadavků a velikosti vaší organizace.
Ano, pokud použijete pokročilý nebo kvalifikovaný elektronický podpis, je bezpečný a právně závazný, což z něj činí ideální nástroj pro právní dokumenty a důležité smlouvy.
Ano, elektronické podpisy jsou široce uznávány v mezinárodních transakcích, zejména pokud jsou založeny na certifikátech uznávaných v různých jurisdikcích. Nařízení eIDAS v Evropské unii například zajišťuje uznávání kvalifikovaných elektronických podpisů napříč členskými státy.
Ano. Podle § 562 odst. 1 občanského zákoníku je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Elektronické podepisování upravuje zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, a evropské nařízení eIDAS č. 910/2014. V běžném soukromoprávním styku zákon podle § 7 připouští i jiný typ elektronického podpisu, u většiny obchodních dokumentů proto v praxi obstojí prostý elektronický podpis. Při úkonech vůči státu a veřejné správě je vyžadován uznávaný elektronický podpis.
Nařízení eIDAS rozlišuje tři úrovně. Prostý elektronický podpis je například naskenovaný podpis nebo potvrzení v aplikaci. Zaručený elektronický podpis je jednoznačně spojený s podepisující osobou a umožňuje zjistit dodatečné změny dokumentu. Kvalifikovaný elektronický podpis je založený na kvalifikovaném certifikátu a má nejsilnější důkazní hodnotu. Český zákon č. 297/2016 Sb. navíc pracuje s pojmem uznávaný elektronický podpis, kterým se podepisuje vůči veřejné správě. Většina firemních dokumentů se podepisuje prvními dvěma úrovněmi, kvalifikovaný podpis se používá hlavně v komunikaci se státem.
Naskenovaný obrázek podpisu vložený do dokumentu je prostým elektronickým podpisem. Pro běžná soukromoprávní jednání jej § 7 zákona č. 297/2016 Sb. připouští, protože u dokumentů mimo veřejnou správu umožňuje i jiný typ elektronického podpisu. Písemná forma je podle § 562 odst. 1 občanského zákoníku zachována, pokud lze zachytit obsah jednání a určit jednající osobu. Nevýhodou je nízká důkazní hodnota, u důležitých smluv je proto bezpečnější zaručený elektronický podpis, který umožňuje odhalit dodatečné změny dokumentu.
Kvalifikovaný elektronický podpis je podle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. povinný, když elektronický dokument podepisuje veřejnoprávní podepisující, tedy stát, územní samosprávný celek nebo právnická osoba zřízená zákonem. Firmy a občané jej při běžném podnikání nepotřebují. Při úkonech vůči úřadům stačí podle § 6 téhož zákona uznávaný elektronický podpis, kterým se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaný elektronický podpis.
Na obchodní smlouvu mezi firmami stačí podle § 7 zákona č. 297/2016 Sb. zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně i jiný typ elektronického podpisu. V praxi se většina B2B smluv podepisuje prostým nebo zaručeným podpisem přímo v aplikaci. Zaručený podpis doporučujeme tam, kde potřebujete jednoznačně prokázat podepisující osobu a vyloučit pozdější změny dokumentu.
Případové studie
Případové studie z reálného nasazení AutoCRM
Multi-company CRM: přehledná správa týmů a faktur napříč společnostmi
Firma z oblasti energetiky (instalace a servis fotovoltaických elektráren – FVE) využívala CRM systém pro správu obchodních příležitostí, nabídek a faktur. S rozvojem podnikání začala fungovat pod více společnostmi, které bylo potřeba spravovat v jednom systému. Standardní CRM však tuto možnost nenabízelo. Vytvořili jsme proto rozšíření Multi-Company, díky tomu firma nyní efektivně řídí více společností z jednoho CRM prostředí, bez nutnosti provozovat samostatné systémy.
Zobrazit případové studie
CRM implementace pro technologickou firmu
Technologická společnost čelila kritické situaci – faktury se ztrácely v e-mailech, projekty neměly jasnou strukturu a administrativa pohltila množství pracovního času týmu. Implementací vlastního CRM systému s AI automatizací jsme dosáhli úspory času při zpracování dokumentů a úplně eliminovali ztracené faktury. Firma se z administrativního chaosu transformovala na efektivní organizaci s jasnou kontrolou nad všemi procesy.
Zobrazit případové studie
CRM implementace pro firmu vyrábějící klimatizaci
Společnost se specializuje na poskytování klimatizačních služeb a technických řešení. Jedná se o firmu, která se zaměřuje na projektové řízení, servisní služby a správu skladových zásob. Firma pracuje s nabídkami, objednávkami a jejich konverzí na projekty, což naznačuje strukturovaný přístup k zakázkové výrobě a službám.
Zobrazit případové studie
Systém pro konzultantskou společnost ve větších firmách
Společnost působící v oblasti interim managementu, digitalizace procesů a odborného školení potřebovala komplexní CRM systém postavený na míru jejich obchodním procesům a spolupráci s velkými odběrateli. Projekt se zaměřil na vývoj reportingových funkcionalit, exportních formátů a sjednocených výstupů.
Zobrazit případové studie
CRM systém pro společnost z oblasti vzduchotechniky
Stavební firma specializující se na vzduchotechniku, chlazení a klimatizaci nás oslovila s požadavkem propojit ekonomický systém Premier se zakázkami, fakturací a docházkou. Potřebovali, aby byly všechny informace pohromadě – přehledně, bezpečně a bez ručních zásahů.
Zobrazit případové studie
Bára Ondroušková
Obchodní ředitelka
Rádi vám pomůžeme
Vyzkoušejte náš CRM systém i pro vaše podnikání.
Přidejte se k více než 150 spokojeným firmám, kteří již zefektivňují své podnikání s AutoCRM. Naplánujte si bezplatnou ukázku ještě dnes a přesvědčte se sami o rozdílu.
Nebo nám napište přímo
Související řešení
Další řešení k porovnání
Další funkční oblasti, které na toto řešení navazují v reálné implementaci.
Správa dokumentů
Centrální úložiště dokumentů s verzováním, sdílením a pokročilým vyhledáváním.
Fakturační systém
Automatická tvorba faktur, párování plateb a přehledné účetní reporty pro vaše podnikání.
HR systém
Správa zaměstnanců, docházky, dovolených a personálních dokumentů bez papírování.
Ceník
Porovnání ERP tarifů, implementace a dalších návazných služeb.
Případové studie
Reálné implementace AutoCRM a výsledky u klientů z praxe.
Kontakt
Přímý kontakt na obchod, konzultace a další postup s AutoCRM týmem.