Správa smluv a automatizace smluvních procesů
Mějte správu smluv pod kontrolou od vytvoření přes schválení až po automatické upozornění na prodloužení. Automatizace smluv eliminuje ztracené dokumenty, prošlé termíny a ruční schvalování.
Poznejte se?
Problémy, které řeší každá firma se smlouvami
Pokud vám něco z tohoto přijde povědomé, nejste sami. AutoCRM tyto problémy řeší systémově.
Smlouvy roztroušené po celé firmě
Důležité smlouvy jsou rozházené v e-mailech, složkách na disku a šuplíkách. Nikdo neví, kde najít aktuální verzi, a hledání trvá hodiny.
Prošlé termíny a zapomenuté prodloužení
Smlouvy s dodavateli i zákazníky automaticky expirují, protože nikdo nehlídá termíny. Firma přichází o peníze a obchodní příležitosti.
Žádná kontrola verzí
Smluvní dokumenty se posílají e-mailem tam a zpět. Kdo ví, která verze je finální? Riziko podpisu nesprávné verze roste s každou revizí.
Ruční schvalování přes e-mail
Schvalovací proces smluv probíhá přes nekonečné e-mailové řetězce. Schválení se ztrácí, zdržuje a nikdo neví, kde proces právě je.
Riziko nesouladu s regulací
Bez centrální evidence smluv hrozí nesoulad s GDPR, obchodními podmínkami nebo interními směrnicemi. Auditní stopa prakticky neexistuje.
Ztracené dokumenty a přílohy
Přílohy ke smlouvám se ztrácejí, dodatky nejsou přiřazeny ke správným smlouvám a při potřebě je nikdo nedokáže dohledat.
Připadá vám to povědomé?
Ukážeme vám, jak AutoCRM automatizuje celý životní cyklus smluv — za méně než 30 minut.
Funkce
Vše pro správu smluv na jednom místě
AutoCRM pokrývá kompletní životní cyklus smlouvy — od šablony přes schválení až po automatické hlídání termínů.
Knihovna šablon
Připravené šablony smluv s automatickým doplňováním dat z CRM. Standardizujte smluvní proces a eliminujte chyby při vytváření nových smluv.
Schvalovací workflow
Víceúrovňové schvalování smluv s automatickým směrováním na správné osoby. Každý krok je zaznamenán a sledovatelný.
Upozornění na expiraci
Automatická upozornění před vypršením smlouvy — 90, 60 a 30 dní předem. Žádná smlouva vám už nepropadne bez povšimnutí.
Integrace digitálních podpisů
Napojení na elektronické podepisování přímo ze systému. Smlouvy podepisujte online bez nutnosti tisknout a skenovat.
Historie verzí
Kompletní historie změn každé smlouvy. Kdo co změnil, kdy a proč — vše přehledně a s možností návratu k předchozí verzi.
Auditní stopa
Každá akce se smlouvou je zaznamenána — od vytvoření přes úpravy až po schválení. Plná shoda s GDPR a interními předpisy.
Automatizujte správu smluv ještě dnes
Získejte plnou kontrolu nad smluvními procesy. Bez závazků, bez kreditní karty.
14 dní zdarma — plná funkcionalita — bez závazků
Napojení
Propojte správu smluv s dalšími systémy
Správa smluv v AutoCRM se propojuje s klíčovými moduly a externími nástroji pro maximální efektivitu.
AutoCRM
Správa smluv v AutoCRM se propojuje s klíčovými moduly a externími nástroji pro maximální efektivitu.
Elektronické podepisování
Napojení na služby digitálních podpisů. Podepisujte smlouvy přímo ze systému bez tisku a skenování.
Správa dokumentů
Automatické ukládání smluv a příloh do dokumentového systému s verzováním a přístupovými právy.
CRM systém
Smlouvy propojené s kontakty a obchodními případy. Vždy víte, jaké smlouvy má který zákazník.
Fakturační systém
Automatická fakturace na základě smluvních podmínek. Paušály, milníky i jednorázové platby.
Datové schránky
Odesílání a příjem smluvních dokumentů přes datové schránky přímo z CRM systému.
Případové studie
Jak firmy využívají správu smluv v AutoCRM
Reálné příklady automatizace smluvních procesů u českých firem.
Stavební firma — 60 % úspora času při správě smluv
Středně velká stavební společnost automatizovala celý smluvní proces — od tvorby po schválení. Eliminovali ruční obíhání papírových dokumentů.
IT společnost — nulové prošlé smlouvy
Firma s 200 aktivními smlouvami zavedla automatická upozornění a schvalovací workflow. Za rok neprošla ani jedna smlouva bez včasného prodloužení.
Distributor — centrální evidence 500+ smluv
Velkoobchod s desítkami dodavatelů centralizoval všechny smlouvy do jednoho systému. Hledání konkrétní smlouvy trvá sekundy místo hodin.
Časté dotazy
Vše o správě smluv v AutoCRM
Odpovědi na nejčastější otázky o modulu pro správu smluv.
Jakékoli — dodavatelské, odběratelské, pracovní, nájemní, licenční i servisní smlouvy. Systém je plně konfigurovatelný a přizpůsobí se vašim potřebám.
Systém automaticky zasílá e-mailová a systémová upozornění v nastavených intervalech před vypršením smlouvy — typicky 90, 60 a 30 dní předem. Intervaly si můžete přizpůsobit.
Ano. Schvalovací workflow podporuje libovolný počet úrovní a podmíněné směrování — například smlouvy nad 100 000 Kč schvaluje ředitel, ostatní vedoucí oddělení.
Ano. AutoCRM se napojuje na elektronické podepisování, takže smlouvy můžete podepisovat online přímo ze systému bez nutnosti tisknout a skenovat.
Smlouvy jsou uloženy na šifrovaných serverech v EU s pravidelnými zálohami. Přístup řídí granulární oprávnění — každý vidí jen to, co má. Každá akce se loguje do auditního záznamu.
Ano. Smlouvy můžete importovat hromadně z PDF, Word dokumentů nebo CSV. Náš tým vám s počátečním importem pomůže a nastaví strukturu dle vašich potřeb.
Ano. Systém je plně responzivní a přístupný z jakéhokoli zařízení. Schvalování smluv, prohlížení a notifikace fungují i na telefonu či tabletu.
Základní nastavení modulu správy smluv trvá 1–2 týdny včetně importu existujících smluv a nastavení schvalovacích workflow. Složitější implementace s napojením na e-signing 3–4 týdny.
Bára Ondroušková
Obchodní ředitelka
Rádi vám pomůžeme
Připraveni na automatizaci smluv?
Domluvte si nezávaznou konzultaci a zjistěte, jak AutoCRM zefektivní vaše smluvní procesy.
Nebo nám napište přímo
Další moduly a kroky
Na co navázat z této stránky
Moduly, ceník a reference, které dávají k tomuto tématu největší smysl.
Správa dokumentů
Centrální úložiště dokumentů s verzováním, sdílením a pokročilým vyhledáváním.
Elektronické podepisování
Právně závazné elektronické podpisy dokumentů s plnou auditní stopou a integrací do workflow.
CRM software
Český CRM software pro kontakty, obchodní příležitosti, online CRM a zákaznickou komunikaci na jednom místě.
Schvalovací workflow
Schvalovací workflow a automatizace procesů — vizuální editor, mobilní schvalování, audit trail.
Ceník
Porovnání ERP tarifů, implementace a dalších návazných služeb.
Případové studie
Reálné implementace AutoCRM a výsledky u klientů z praxe.