Důležité: Cron by měl být ve vašem systému nakonfigurován, aby fungovalo načítání e-mailů.
Přehled
AutoCRM má schopnost monitorovat poštovní schránky IMAP. E-maily lze načíst pomocí skupinových e-mailových účtů a osobních e-mailových účtů. Skupinové e-mailové účty představují skupinové poštovní schránky: nejběžnějším případem je poštovní schránka týmu podpory. Osobní e-mailové účty představují osobní poštovní schránky uživatelů.
Jak přichází e-mail, systém se jej snaží propojit s příslušným záznamem (Účty, Potenciál, Příležitost, Případ). Uživatelé, kteří sledují tento záznam, obdrží upozornění na nový e-mail v systému, i když nejsou uvedeni v Komu nebo Kopii e-mailu.
Důležité : E-mailové záznamy se v systému neduplikují, pokud jsou načteny různými e-mailovými účty. Pokud odeberete e-mailový záznam z CRM, bude odstraněn pro všechny uživatele. Místo toho se doporučuje použít přesun do koše . Doporučuje se omezit přístup k odstranění pro uživatele v Rolích.
Řízení přístupu
Přístup k importovaným e-mailům je řízen rolemi. To znamená, že pokud byl konkrétní e-mail importován z poštovní schránky některého uživatele, ostatní uživatelé budou moci tento e-mail vidět, pokud k němu mají přístup.
Ve výchozím nastavení nemají uživatelé přístup k žádným e-mailům. Pokud má uživatel nastavenou úroveň přístupu pro čtení na vlastní , bude moci vidět e-maily, jejichž e-mailová adresa je buď v polích Od , Komu nebo Kopie .
Existují 4 úrovně přístupu: Ne, Vlastní, Tým, Vše.
Skupinové e-mailové účty
Skupinové e-mailové účty jsou dostupné v části Správa > Skupinové e-mailové účty.
Skupinové e-mailové účty může nastavit pouze správce. Skupinové e-mailové účty lze použít pro příjem i odesílání e-mailů.
Pole Týmy (záznamu skupinového e-mailového účtu) určuje, kterým týmům budou příchozí e-maily přiřazeny.
Pokud má skupinový e-mailový účet SMTP a je označen jako sdílený , uživatelé budou moci tento účet používat k odesílání e-mailů. Přístup k účtu pro odesílání je řízen Role prostřednictvím oprávnění skupinového e-mailového účtu . Pokud je úroveň oprávnění nastavena na Teams, pak uživatelé týmů vybraných v poli Týmy skupinového e-mailového účtu budou moci používat skupinový e-mailový účet.
Existuje možnost, aby systém posílal automatickou odpověď na příchozí e-maily.
Nastavení skupinového e-mailového účtu jako výchozího
Existuje možnost nastavit konkrétní skupinový e-mailový účet, který bude použit jako výchozí systém, což znamená, že všechna upozornění a systémové e-maily budou odesílány z tohoto účtu.
- Vytvořte a nakonfigurujte skupinový e-mailový účet (v části Správa > Skupinové e-mailové účty).
- Přejděte do Administrace > Odchozí e-maily.
- Zadejte e-mailovou adresu do pole E-mailová adresa . E-mailová adresa přesně stejná jako ve vytvořeném skupinovém e-mailovém účtu.
- Ujistěte se, že pole Server je prázdné (na panelu SMTP ).
Email-to-Case
Existuje možnost, aby systém vytvořil nový záznam případu z každého e-mailu příchozího na konkrétní skupinový e-mailový účet. Případy lze distribuovat uživatelům konkrétního týmu. K dispozici jsou tři pravidla distribuce: přímé přiřazení , round-robin a less-busy .
Poznámka: Nový případ vytvoří pouze první e-mail ve vláknu. Každý následující e-mail bude propojen se stávajícím záznamem případu a poznámka bude přidána na panel Stream.
Když chce uživatel odeslat odpověď zákazníkovi, musí se ujistit, že případ je vybrán jako nadřazený e-mail, který je odesílán. Do pole Odpovědět v e- mailu přidá e-mailovou adresu skupiny . Takže odpověď zákazníka bude zaslána na adresu skupiny, nikoli na adresu uživatele.
Osobní e-mailové účty
Běžní uživatelé si mohou nastavit své vlastní e-mailové účty, které je třeba sledovat (na kartě E-maily > rozbalovací nabídka vpravo nahoře > Osobní e-mailové účty).
Správce může také spravovat osobní e-mailové účty uživatelů (v Administraci > Osobní e-mailové účty).
Důležité : Ve výchozím nastavení nemají běžní uživatelé přístup k osobním e-mailovým účtům. Správce musí povolit přístup k rozsahu Osobní e-mailové účty v Rolích.
Důležité : Toto je nutné pro správnou funkci e-mailu. Záznamy uživatelů musí mít svou e-mailovou adresu (nebo více adres) nastavenou v poli Email . Pole Email pro uživatele může změnit pouze administrátor . Předpokládá se, že e-mailová adresa uživatele je stejná jako e-mailová adresa osobního e-mailového účtu uživatele.
E-mailové filtry
E-mailové filtry umožňují filtrování příchozích e-mailů podle zadaných kritérií. Např. pokud nechcete, aby byly do AutoCRM importovány notifikační zprávy zaslané některou aplikací, můžete vytvořit filtr, aby je AutoCRM vynechal.
Administrátor může vytvářet globální filtry aplikované na všechny e-mailové účty. Uživatelé mohou vytvářet filtry pro svůj osobní e-mailový účet a pro celou doručenou poštu.
