Projektové řízení je disciplína, která se stala základním kamenem úspěchu v podnikání i v neziskovém sektoru. V tomto článku se podíváme na to, co projektové řízení obnáší, jaké jsou jeho standardy a principy, a jaké technologie mohou projektové manažery podpořit v jejich úsilí.
Co to je projektové řízení?
Projektové řízení je celý proces od myšlenky po hotový projekt. Začínáme nápadem nebo požadavkem klienta, pokračujeme plánováním, organizací a realizací, projekt můžeme ukončit vyhodnocením.
Standardy projektového řízení
Standardy projektového řízení jsou soubory osvědčených postupů, metodik a terminologie, které slouží jako vodítko pro projektové manažery ve snaze o dosažení nejlepších možných výsledků. Mezi nejznámější standardy patří:
PMBOK
“Project Management Body of Knowledge” od PMI (Project Management Institute), jehož základem je shromažďování nejlepších praxí z oboru a uvedení jich ve standard pro řízení projektů.
PRINCE2
“Projects in Controlled Environments” je metodika, která poskytuje podrobný návod na fáze projektu, role a odpovědnosti, řízení rizik a umožňuje adaptaci projektu na současné potřeby a kontext.
Agilní projektové řízení
Sada principů pro software development a další projekty, která zdůrazňuje flexibilitu, spolupráci s klientem a schopnost rychle reagovat na změny. Podrobnější informace si můžete přečíst v našem článku Waterfall vs agilní přístup.
Principy projektového řízení
Na rozdíl od standardů, které jsou konkrétní a často předepsané, principy projektového řízení jsou obecnější zásady, které slouží jako vodítko pro rozhodování a jednání a různí se podle názoru a zkušeností autora.
Rozdělte role – jasně rozdělte role dle kompetencí pracovníků.
Nastavte termíny – je důležité mít představu o časové náročnosti a možnosti dokončení jednotlivých úkolů a to především ve chvíli, kdy jsou na sobě úkoly závislé.
Komunikujte – komunikace je při projektu velmi důležitá. Dejte pracovníkům najevo, že se na Vás mohou kdykoli obrátit a že je důležité problémy řešit co nejdříve.
Buďte flexibilní – netrvejte na předepsaném plánu. Schopnost rychle reagovat na změny a nové informace je důležitá, protože ne vždy jde vše podle plánu.
Jak řídit projekt: Nástroje a technologie
V dnešní době je k dispozici široká škála nástrojů a technologií, které mohou projektové manažery podpořit v jejich práci. Od jednoduchých nástrojů pro správu úkolů až po komplexní systémy pro projektové řízení propojené s CRM systémem, tyto nástroje nabízejí funkce pro plánování, sledování pokroku, komunikaci a kolaboraci, řízení zdrojů a mnoho dalšího.
Software pro řízení projektů
Software pro řízení projektů je základním stavebním kamenem pro koordinaci týmů a zajištění hladkého průběhu projektů. Tyto systémy umožňují uživatelům plánovat úkoly, sledovat pokrok, spravovat zdroje a komunikovat s členy týmu.
Takový software většinou poskytuje uživatelům níže zmíněné technologie.
Ganttův diagram
Ganttův diagram je vizuální nástroj, který pomáhá projektovým manažerům plánovat a sledovat fáze a úkoly projektu v časové ose. Tento diagram zobrazuje začátek a konec jednotlivých úkolů a jak se tyto úkoly časově kryjí, umožňuje snadno identifikovat závislosti mezi úkoly a případná úzká místa v plánu.
Kanban board
Kanban board je flexibilní nástroj pro vizualizaci práce a workflow. Pomocí kartiček a sloupců, které reprezentují různé fáze projektu nebo úkolů, mohou týmy snadno vidět, na čem se pracuje, co je hotovo a co ještě musí být dokončeno. Kanban podporuje agilní metodologie řízení projektů.
SMART metoda
SMART metoda je nástroj pro stanovení cílů, který zajišťuje, že jsou cíle specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené. Použitím SMART kritérií mohou projektoví manažeři vytvořit jasné a konkrétní cíle, což usnadňuje plánování a sledování pokroku projektu.
Detailnější informace o metodě SMART si lze přečíst v článku CO je to SMART metoda?.
SWOT analýza
SWOT analýza je strategický plánovací nástroj, který pomáhá identifikovat silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby spojené s projektem. Tato analýza poskytuje cenné vhledy, které mohou pomoci při formulaci strategie pro maximalizaci využití zdrojů a minimalizaci potenciálních rizik.
Firemní chat
Firemní chatovací platformy umožňují členům týmu rychle a efektivně komunikovat v reálném čase. Tyto platformy podporují sdílení souborů, vytváření skupinových diskusí a mohou být propojeny s dalšími nástroji pro řízení projektů, což zvyšuje produktivitu a usnadňuje spolupráci.
My ve firmě používáme Mattermost chat integrovaný v AutoCRM.
Kalendář (sdílený)
Sdílený kalendář je nástrojem pro koordinaci termínů, schůzek a milníků projektu mezi členy týmu. Umožňuje všem snadný přístup k důležitým datům a zajišťuje, že každý je informován o nadcházejících událostech a lhůtách.
