Jak vzniká dokument pro podpis
Vše začíná u šablon smluv. Klient si v systému definuje vzory (např. obchodní smlouvy, dodavatelské podmínky, objednávky), které se následně doplňují o konkrétní data – jména, částky, datum, doba platnosti apod. Z těchto šablon se vygeneruje PDF dokument určený k podepsání. Následně do procesu vstupuje speciální modul pro napojení na Signy, který je navržen jako univerzální rozhraní pro libovolné systémy.- převod dat ze šablony do dokumentu
- vytvoření tzv. Signy obálky (balíčku dokumentů k podepsání)
- napojení na Signy API a odeslání dokumentu ke klientovi
Co všechno se v procesu děje
Jakmile je dokument připraven, spustí se následující proces: 1 Uživatel v systému klikne na tlačítko "Odeslat k podpisu" Proces začíná akcí uživatele v CRM systému ↓ 2 Systém vytvoří z vybraných smluv potřebná metadata Generování e-mailů, názvů, pozic podpisů, počet podpisů na dokument apod. ↓ 3 Tato data se zabalí do tzv. obálky Vytvoření Signy obálky s všemi dokumenty a metadata ↓ 4 Odeslání přes API do služby Signy Komunikace s cloudovou službou Signy prostřednictvím API ↓ 5 Signy vytvoří rozhraní pro podepisujícího Automatické odeslání e-mailu s výzvou k podpisu dokumentu ↓ 6 Po podpisu Signy vrací dokument zpět do systému Včetně identifikátoru dokumentu, stavu podepsání a dalších metadatPropojení a zpětná synchronizace
V systému klienta (např. Netcentrum) je napojená logika, která v reálném čase sleduje stav dokumentu:- je-li podepsán, dokument se stáhne a uloží přímo do entity smlouvy
- systém rozpozná, zda šlo o podpis, schválení, nebo pouze nahlédnutí
- všechny akce jsou logovány (odeslání, stav, ID, typ interakce)
- při změně dokumentu dochází k aktualizaci i v samotném CRM/ERP systému
Přizpůsobení konkrétnímu klientovi
U některých klientů se dokumenty generují hromadně, u jiných selektivně. V některých případech se notifikace doplňuje o vlastní shrnutí – např. výše platby, měsíční poplatek nebo trvání smlouvy.Klíčové funkce a výhody
Modul zajišťuje
- Převod dat ze šablony
- Vytvoření Signy obálky
- Napojení na Signy API
- Odeslání dokumentu
- Zpětnou synchronizaci
Sledování stavu
- Stav podepsání v reálném čase
- Automatické stažení dokumentu
- Rozpoznání typu akce
- Logování všech akcí
- Aktualizace v CRM/ERP
Výhody řešení
- Automatizace procesů
- Úspora času
- Zpětná synchronizace
- Flexibilní workflow
- Přizpůsobení klientovi