E-shop obvykle nezačne řešit ERP systém ve chvíli, kdy roste návštěvnost. Začne ho řešit ve chvíli, kdy objednávky, sklad, fakturace, reklamace a zákaznická komunikace přestanou držet pohromadě.
Pokud objednávky přepisujete mezi e-shopem, účetnictvím, skladem a tabulkami, problém už není jen v administrativě. Firma ztrácí přehled o zásobách, expedici, marži, cashflow i zákaznické historii. Právě tady dává smysl ERP pro e-shop.
Kdy e-shop potřebuje ERP systém
Samotná e-shopová platforma obvykle stačí pro katalog, košík a platby. Jakmile ale firma roste, začne se provoz přesouvat do procesů okolo objednávky.
- Objednávky chodí z více kanálů a nejsou na jednom místě.
- Skladové zásoby nesedí s tím, co ukazuje e-shop.
- Faktury se vystavují ručně nebo se opravují po expedici.
- Zákaznická komunikace je oddělená od nákupní historie.
- Nákup zboží se plánuje podle pocitu, ne podle reálné obrátky.
- Reklamace a vratky se řeší e-mailem bez návaznosti na objednávku.
V této fázi už e-shop nepotřebuje další izolovaný nástroj. Potřebuje propojený ERP systém, který sjednotí obchodní i provozní data.
Co má ERP pro e-commerce pokrývat
Dobré ERP pro e-commerce nezačíná u účetnictví, ale u toku objednávky. Objednávka musí projít systémem bez ručního přepisování a bez toho, aby obchod, sklad a účetní oddělení pracovaly s jinou verzí pravdy.
| Oblast | Co musí systém hlídat | Napojení v AutoCRM |
|---|---|---|
| Objednávky | příjem, stav, expedice, vratky, reklamace | objednávkový systém |
| Sklad | dostupnost, rezervace, vyskladnění, více skladů | skladový systém |
| Fakturace | doklady, platby, dobropisy, napojení na účetnictví | fakturační systém |
| Zákazníci | historie nákupů, segmentace, komunikace, obchodní příležitosti | CRM systém |
| Produktová data | katalog, ceníky, parametry, dostupnost pro kanály | PIM |
| Řízení firmy | marže, výkon kanálů, stav expedice, cashflow | reporting |
Objednávkový proces jako základ ERP pro e-shop
Největší efekt má ERP tam, kde odstraní ruční práci v objednávkách. Objednávka se po přijetí automaticky založí v systému, zkontroluje dostupnost zboží, rezervuje položky, předá práci skladu, vytvoří doklad a uloží celou historii k zákazníkovi.
Takový objednávkový systém snižuje počet chyb v expedici a zároveň zrychluje práci podpory. Když zákazník volá kvůli stavu objednávky, obchodník nebo helpdesk nemusí hledat v několika systémech.
ERP pro e-shop vs. běžné integrace
Jednoduchá integrace mezi e-shopem a účetnictvím vyřeší jen část problému. Často přenese objednávku a fakturu, ale neřeší skladové rezervace, stav expedice, reklamace, zákaznickou historii, segmentaci ani reporting.
ERP pro e-shop má fungovat jako provozní jádro. E-shop je prodejní kanál, ERP řídí práci uvnitř firmy. Díky tomu lze přidat další kanály, sklady, ceníky nebo B2B zákazníky bez toho, aby vznikla další vrstva ručních exportů.
Jak postupovat při výběru
- Sepište reálný tok objednávky od přijetí po fakturaci a případnou vratku.
- Určete, kde dnes vznikají chyby, prodlevy nebo duplicitní zadávání dat.
- Rozhodněte, které systémy musí ERP propojit: e-shop, sklad, účetnictví, dopravce, CRM, PIM.
- Ověřte, jestli dodavatel zvládne vlastní procesy, více skladů, marketplace nebo B2B ceníky.
- Spočítejte cenu na tři roky včetně implementace, integrací, podpory a budoucího rozšiřování.
U AutoCRM dává největší smysl začít analýzou objednávkového toku. Podle něj se navrhne, jestli má být základem ERP pro e-commerce, samostatný objednávkový systém, sklad, fakturace nebo kompletní propojení s CRM.