Vaše firma přerostla tabulky v Excelu a databáze v Accessu. Data jsou roztříštěná, verze se pletou a klíčové procesy závisí na jednom člověku. AutoCRM to řeší — bez rizika, bez zbytečné složitosti.
nahrada-excelu-hero.webp
150+
spokojených firem
65 %
méně hledání dat
Důvěřují nám firmy, které vyrostly z tabulek
Poznáváte se?
Tyto situace vidíme u většiny firem, které k nám přicházejí. Pokud vám některá přijde povědomá, nejste sami.
Výrobní firma s 40 zaměstnanci provozovala vlastní databázi v Microsoft Access přes 20 let. Když odešel její autor, nikdo jiný systém neuměl upravit ani opravit. Celá firma závisela na jednom člověku.
Obchodník pošle nabídku z tabulky verze 3, ale kolega mezitím upravil verzi 4. Zákazník dostane špatnou cenu, firma přijde o marži. U jednoho klienta jsme napočítali 10 let starý Excel s makry, kde nikdo nevěděl, která verze je platná.
Typická firma na Excelu provozuje průměrně 4,2 oddělených systémů — Excel pro kalkulace, Access pro evidenci, Pohoda pro účetnictví a e-mail pro objednávky. Žádný z nich spolu nekomunikuje.
Fakturantka ručně přepisuje 5 klíčových polí z Excelu do účetního systému. Každý den, u každé zakázky. Chyby se odhalí až při měsíční uzávěrce — pokud vůbec.
Servisní technik na zakázce potřebuje zjistit historii oprav, ale Excel leží na sdíleném disku v kanceláři. Volá kolegovi, ten hledá správný soubor. Výsledek: 20 minut ztráty u každé výjezdní zakázky.
Strojírenská firma provozovala kompletní řízení nákupu, skladu, kusovníků a výrobních příkazů v jednom XLSM souboru s 51 listy a 64 VBA moduly. Jakákoliv změna znamenala riziko rozbití celého systému.
Kdo změnil cenu v kalkulaci? Kdy se upravil stav skladu? V Excelu to nezjistíte. U jednoho klienta chybělo v inventuře zboží za 180 000 Kč a nikdo nedokázal zjistit, kde se ztratilo.
Access databáze má limit 2 GB. Při zakázkové výrobě s grafickými podklady, technickými výkresy a fotografiemi se tento limit vyčerpá rychle. Firma musí začít mazat historická data — a tím přichází o cenné know-how.
Ukážeme vám, jak přejít z Excelu na CRM bez ztráty dat a bez zastavení provozu. Za méně než 30 minut.
Před a po
Konkrétní příklady z reálných implementací — co se změní, když firma přestane provozovat firemní procesy v Excelu a Accessu.
Kalkulace v Excelu s makry — 10 let starý soubor, nikdo neví, jak funguje vzorec pro marži
Automatická kalkulace s řízenými ceníky, verzováním nabídek a schvalovacím workflow
Čas kalkulace: z 45 min na 8 min
Sklad evidovaný v tabulce — stav se aktualizuje ručně, inventura trvá 3 dny
Skladové karty s automatickými příjemkami a výdejkami napojenými na zakázky
Přesnost skladu: z 74 % na 98 %
Výrobní příkazy na papíře, přepisované do Accessu — 8 až 30 výrobních kroků na produkt
Digitální výrobní terminál na tabletu — operátor eviduje každý krok v reálném čase
Průběžná doba výroby: zkrácení o 22 %
Subdodavatelé řízení přes e-mail a telefon — kapacity nikdo nesleduje
Databáze dodavatelů s hodnocením, kapacitami a automatickým přiřazováním k zakázkám
Zpoždění dodávek: pokles o 40 %
Faktury vystavované týdny po dokončení prací — cashflow trpí
Automatická fakturace navázaná na dokončení zakázky — faktura do 24 hodin
Průměrná doba inkasa: z 47 na 28 dní
Zákaznická data roztříštěná mezi Pipedrive, Excel a e-maily
Jednotné CRM s kompletní historií komunikace, nabídek a zakázek
Čas hledání informací: pokles o 65 %
Co AutoCRM nahrazuje
AutoCRM pokrývá všechny oblasti, které dnes řešíte v Excelu, Accessu nebo na papíře. Všechna data na jednom místě, přístupná odkudkoliv.
Každá změna v nabídce, kusovníku nebo technologickém postupu je verzovaná. Víte, kdo co změnil a proč. Žádné „uložit jako_v3_final_opravdu_final.xlsx".
Řízené verzování datNa rozdíl od Excelu a Accessu může v CRM pracovat celý tým najednou. Žádné zamykání souborů, žádné „soubor je používán jiným uživatelem".
Více uživatelů současněMontážník, obchodník i skladník mají přístup k datům z telefonu nebo tabletu. Zakázky, sklady, kontakty — vše online, i offline s následnou synchronizací.
Mobilní přístup z terénuZakázka se automaticky promítne do skladu, výroby a fakturace. Žádné ruční přepisování mezi systémy, žádné zapomenuté kroky.
Automatické propojení procesůPřímé propojení s Pohodou, Money S3 nebo ISDOC export. Konec ručního přepisování 5 polí u každé faktury — data tečou automaticky.
Napojení na účetnictvíAI vám pomůže s e-maily, denními souhrny, navigací v systému i analýzou dat. Ne jako náhrada lidí, ale jako nástroj, který šetří hodiny rutinní práce.
AI asistent pro každodenní práciKlíčové výhody oproti Excelu
Excel je skvělý nástroj pro analýzu dat. Ale jako CRM systém má zásadní limity, které rostou s každým zaměstnancem a každou zakázkou.
Každá změna je zaznamenána — kdo, kdy, co změnil. Přístupová práva podle rolí zajistí, že každý vidí jen to, co potřebuje. V Excelu může kdokoliv přepsat cokoliv.
Workflow, notifikace, schvalovací procesy — vše automaticky. Když obchodník uzavře zakázku, sklad dostane výdejku, výroba výrobní příkaz a fakturantka podklad pro fakturu. Bez jediného ručního kroku.
Access má limit 2 GB. Excel zpomaluje nad 100 000 řádky. AutoCRM zvládne miliony záznamů bez ztráty výkonu — a roste s vaší firmou.
Dashboardy, grafy a přehledy se aktualizují automaticky. Žádné ruční sestavování reportů z pěti různých tabulek každý pátek odpoledne.
Data jsou automaticky zálohována, šifrována a dostupná 24/7 z jakéhokoliv zařízení. Žádné ztracené USB disky, žádné poškozené soubory.
E-mail, kalendář, banka, účetnictví, e-shop — vše propojené v jednom systému. Konec přepínání mezi 4+ aplikacemi a ručního kopírování dat.
Připravíme vám plán migrace z Excelu a Accessu na AutoCRM — včetně převodu dat, školení a postupného nasazení bez zastavení provozu.
Bez závazku · Implementace od 2 týdnů · Data převedeme za vás
Jak migrace probíhá
Žádný velký třesk. Nasazujeme postupně, modul po modulu, aby firma fungovala bez přerušení.
Projdeme vaše Excely, Access databáze a další systémy. Identifikujeme, co je třeba převést, co vyčistit a co lze zahodit.
Duplicity, nekonzistence, chybějící údaje — to vše vyřešíme ještě před migrací. Data do nového systému vstupují čistá.
Nejdříve CRM a kontakty, pak sklad, výroba, fakturace. Každý modul nasazujeme a ověřujeme samostatně — nehrozí, že se rozbije vše najednou.
Po dobu přechodu jedou oba systémy současně. Zaměstnanci se učí v reálném provozu, ne z manuálů. Starý systém vypneme, až je nový ověřený.
Po přechodu nezůstanete sami. 90 dní intenzivní podpory, online helpdesk a pravidelné kontroly, že vše funguje jak má.
Pro koho je to určené
AutoCRM nasazujeme nejčastěji u firem s 10–200 zaměstnanci, které přerostly tabulky a potřebují systém, který roste s nimi.
Zakázková výroba s vysokou variabilitou, kusovníky, technologickými postupy a 8 až 30 kroky na produkt. Typicky nahrazujeme Access databáze staré 15–20 let.
Firmy s desítkami zakázek denně, kde se CRM vede v Excelu a objednávky chodí e-mailem. Žádná historie, žádné přehledy, žádné SLA.
Sklad řízený v Excelu znamená nepřesné stavy, chybějící materiál a inventury, které trvají dny. CRM to řeší v reálném čase.
Firma s 15 lidmi zvládne Excel. S 40 lidmi už ne. Přecházíme firmy, které rostou rychleji, než jejich tabulky stíhají.
AutoCRM v číslech
Čísla z reálných implementací, ne z marketingových materiálů.
spokojených firem
modulů a funkcí
let na českém trhu
měsíčně od
Kompletní vysvětlení, co ERP systém je, jak funguje a proč je klíčový pro růst firmy.
Číst článekJak vybrat ERP systém, když máte 5–50 zaměstnanců. Na co si dát pozor a kde ušetřit.
Číst článekJak české firmy přecházejí z papíru a Excelu na digitální procesy. Trendy, čísla, příklady.
Číst článekČasté dotazy
Záleží na složitosti dat a počtu modulů. Typická implementace trvá 2–8 týdnů. Jednodušší nasazení (CRM + fakturace) zvládneme za 2 týdny, komplexní výrobní systém za 6–8 týdnů. Po celou dobu přechodu jedou oba systémy paralelně.
Ano, data migrujeme za vás. Projdeme vaše soubory, vyčistíme duplicity a nekonzistence a importujeme je do nového systému. U Access databází převádíme tabulky, relace i dotazy. U Excelů převádíme strukturovaná data, ceníky a kontakty.
To je velmi častý případ — viděli jsme soubory s 64 VBA moduly a 51 listy. Makra analyzujeme a jejich logiku přeneseme do workflow a automatizací v CRM. Výsledek je robustnější, bezpečnější a nezávisí na jednom člověku.
AutoCRM je navržený pro běžné uživatele, ne pro IT specialisty. Rozhraní je přehledné, v češtině a přizpůsobené roli uživatele. Skladník vidí jiné rozhraní než ředitel. Navíc školíme přímo v reálném provozu — ne z manuálů.
Měsíční licence začíná na 3 450 Kč. Implementace se účtuje jednorázově podle rozsahu — typicky 30 000–150 000 Kč. Žádné skryté poplatky za uživatele, moduly ani aktualizace. Cena zahrnuje hosting, zálohy a základní podporu.
Přesně tak to děláme. Nejdříve nasadíme nejkritičtější oblast (typicky CRM nebo sklad), ověříme funkčnost a teprve pak přidáváme další moduly. Nehrozí situace, kdy se rozbije vše najednou.
Data jsou vaše a zůstávají vaše. Kompletní export do Excelu, CSV nebo PDF je k dispozici kdykoliv. Neexistuje vendor lock-in — pokud odejdete, odejdete se všemi daty v otevřeném formátu.
U výrobních firem s velkými grafickými podklady (běžně 100+ MB na zakázku) používáme integrovaný DMS s odkazováním na soubory. Do CRM se ukládají metadata a auditní stopa, samotné soubory žijí na vašem file serveru nebo v cloudu.
Bára Ondroušková
Obchodní ředitelka
Rádi vám pomůžeme
Domluvte si nezávaznou konzultaci a ukážeme vám, jak přejít na moderní CRM systém — bez stresu, bez ztráty dat a s podporou na každém kroku.
Související řešení
Další funkční oblasti, které na toto řešení navazují v reálné implementaci.
CRM software
Český CRM software pro kontakty, obchodní příležitosti, online CRM a zákaznickou komunikaci na jednom místě.
Skladový systém
Přehledná evidence skladu, automatické objednávky a sledování pohybu zboží v reálném čase.
Fakturační systém
Automatická tvorba faktur, párování plateb a přehledné účetní reporty pro vaše podnikání.
Správa dokumentů
Centrální úložiště dokumentů s verzováním, sdílením a pokročilým vyhledáváním.
ERP software
ERP software a český ERP systém pro řízení firmy, skladu, výroby, fakturace a reportingu.
Ceník
Porovnání ERP tarifů, implementace a dalších návazných služeb.
Používáme pouze nezbytné cookies, dokud si nevyberete více. Zásady používání cookies