Dynamická stavební firma se specializuje na široké spektrum stavebních služeb. Její hlavní činnosti zahrnují výstavbu nemovitostí, kompletní rekonstrukce, přestavby a realizace staveb na klíč. Firma také provádí zateplení bytových a rodinných domů, což přispívá k energetické účinnosti a dlouhodobé udržitelnosti projektů.
ERP systém pro stavební společnosti
- od 300 tis. Kč
- Technologie: AutoERP
Představení problému:
Se širokým portfoliem zakázek, čelila výzvám spojeným s nedostatečnou koordinací pracovních procesů a neefektivním řízením zakázek. Před implementací CRM systému společnost zaznamenávala následující problémy:
- Neefektivní správa kontaktů a zakázek: Informace o kontaktech a zakázkách byly rozptýlené v různých systémech a aplikacích, což ztěžovalo přístup a aktualizace dat.
- Omezená mobilita pracovních týmů: Zaměstnanci v terénu neměli efektivní přístup k aktuálním informacím o zakázkách, což komplikovalo koordinaci na staveništích a vedlo k zpožděním.
- Složitá evidence docházky a aktivit: Docházka a zaznamenávání aktivit probíhaly manuálně nebo s použitím neintegrovaných nástrojů, což způsobovalo chyby a nekonzistence ve výkazech.
- Nedostatečná integrace dat: Absence automatizovaného systému pro načítání a integraci externích dat, jako jsou adresní údaje z ARES nebo údaje o počasí, způsobovala zbytečné manuální práce a zvyšovala riziko chyb.
Tyto problémy vedly k potřebě zavést komplexní CRM řešení, které by centralizovalo správu dat, usnadnilo přístup k informacím v reálném čase, automatizovalo běžné procesy a zlepšilo celkovou efektivitu operací společnosti.
Naše řešení:
Pro řešení výzev, kterým čelila daná firma, jsme implementovali CRM systém, který byl speciálně upraven a konfigurován tak, aby vyhovoval specifickým potřebám stavebního sektoru. Následující body popisují klíčové aspekty našeho řešení:
- Centralizace dat: CRM systém slouží jako jednotná platforma pro správu všech zakázek, kontaktů a aktivit. Tímto způsobem jsme zajistili, že všechny relevantní informace jsou snadno dostupné z jednoho místa.
- Mobilní aplikace: Pro zaměstnance v terénu byla vyvinuta mobilní aplikace, která umožňuje přístup k docházce a zaznamenávání aktivit přímo na staveništi.
- Automatizace a integrace: Systém automaticky načítá a integruje externí data, jako jsou adresní údaje z ARES a informace o počasí, což značně zjednodušuje běžné procesy a snižuje riziko lidských chyb.
- Správa dokumentace a fotografií: CRM systém poskytuje nástroje pro správu dokumentů a fotografií, které jsou přímo spojeny s jednotlivými zakázkami. To zahrnuje možnosti pro jejich schvalování a sdílení s investory a dalšími zainteresovanými stranami.
- Reporting a analýzy: Systém nabízí pokročilé nástroje pro reporting a analýzy, které pomáhají vedení firmy lépe porozumět výkonnosti projektů a efektivitě pracovních procesů.
Toto řešení nejenže zefektivnilo interní procesy dané firmy, ale také zlepšilo komunikaci s klienty a partnery, zvýšilo spokojenost zaměstnanců a posílilo konkurenční pozici firmy na trhu.
Výsledek:
Implementace CRM systému do procesů dané firmy přinesla řadu pozitivních výsledků, které zásadně zlepšily operativní efektivitu a celkovou výkonnost firmy. Následují klíčové výsledky, kterých bylo dosaženo:
- Zvýšená efektivita procesů: Díky centralizaci dat a automatizaci běžných úkolů došlo k výraznému zrychlení interních procesů. Redukce administrativní zátěže umožnila zaměstnancům věnovat více času klíčovým aktivitám a zlepšení služeb pro klienty.
- Lepší přístup k informacím: Mobilní aplikace zajišťuje, že zaměstnanci v terénu mají možnost aktualizace docházky přímo v terénu, co má za následek zrychlení administrativních procesů.
- Snížení chyb a nesrovnalostí: Automatizace načítání a integrace externích dat minimalizovala lidské chyby. Přesnější data nyní zlepšují plánování a řízení projektů.
- Zlepšená komunikace s klienty a partnery: Systémové nástroje pro správu dokumentace a fotografií usnadňují sdílení relevantních informací s externími stranami, což vede k transparentnější a efektivnější komunikaci.
- Podrobné reporty a analýzy: Vedení firmy nyní využívá pokročilé reportovací funkce CRM systému pro lepší pochopení výkonnosti projektů a efektivity týmů, což umožňuje informovanější rozhodování a strategické plánování.
Celkově přinesla implementace CRM systému pro danou firmu významné zlepšení v organizaci práce, zvýšení produktivity a posílení vztahů s klienty, což firmě umožňuje udržet si konkurenční výhodu v dynamickém stavebním průmyslu.
Docházka
- Individuální záznamy: Každý uživatel má denní záznam docházky s detaily aktivit na stavbě.
- Detailní atributy: Záznamy obsahují informace o zakázce, čase, etapách projektu a odpracovaných hodinách.
- Přiřazení stavby: Možnost svázat záznam docházky s konkrétní stavbou pro lepší sledování.
- Schvalovací mechanismus: Docházka má možnost schválení pro účely personální správy a účetnictví.
- Kontrola kvality práce: Funkce pro označení, zda byla práce na stavbě zkontrolována.
- Integrace s etapami projektu: Propojení docházky s etapami umožňuje efektivní monitorování a plánování.
Stavební deníky
- Denní záznamy: Možnost vytvářet a ukládat denní záznamy pro každou stavbu, které obsahují všechny relevantní informace o dění na stavbě.
- Připojení dokumentů: Integrace s funkcí pro správu dokumentů umožňuje připojit fotografie, plány a další relevantní dokumenty k jednotlivým záznamům.
- Přehled účasti: Sledování počtu osob na stavbě, což pomáhá v koordinaci pracovních sil a bezpečnostních opatření.
Počasí
- Záznam počasí: Automatické zaznamenávání počasí v pravidelných intervalech (8:00, 13:00, 16:00) díky integraci s externím API pro počasí.
Mobilní aplikace
- Docházka: Zaznamenávání příchodů/odchodů zaměstnanců.
- Fotky stavby: Pořizování a sdílení fotografií projektů.
- Pracovní doba: Sledování pracovních hodin, pauz.
Další možnosti ERP systému
- Skladový systém: Sklady, příjemky, výdejky, skladové přesuny
- Výrobní systém: Výrobní příkazy, technologické postupy, pracoviště, operace
- Fakturace: Přijaté/vydané faktury, Přijaté/vydané zálohové faktury, Vydané/přijaté daňové doklady k platbám, příjmové/výdejní doklady
