Společnost působící ve finančním poradenství identifikovala potřebu modernizovat svůj proces řízení vztahů se zákazníky. Stávající CRM systém nedokázal pokrýt nároky na efektivní správu klientů, analýzu dat a automatizaci procesů. Nový CRM systém přinesl centralizaci dat, automatizaci procesů, propojení s externími systémy, zlepšení uživatelské přívětivosti a přípravu na další růst. Implementace vedla ke snížení administrativní zátěže, zvýšení efektivity a posílení vztahů se zákazníky.
CRM systém pro finanční poradenství
Hlavní cíle projektu
Automatizace procesů: Minimalizace manuálních operací a zajištění konzistence dat.
Efektivní integrace: Bezproblémové napojení na externí systémy které jsou “zdrojem pravdy” např.Pohoda, outlook
Uživatelská přívětivost: Moderní, responzivní design optimalizovaný pro mobilní a desktopová zařízení.
Rozšiřitelná architektura: Schopnost podporovat další růst společnosti a budoucí požadavky trhu.
Analýza potřeb
Pro realizaci projektu byla provedena detailní analýza potřeb uživatelů, zahrnující obchodní i technická hlediska. Zjištěné slabiny stávajícího řešení zahrnovaly:
Hlavní problémy
Nedostatek automatizace: Manuální procesy způsobovaly zbytečné zpoždění a nákladnou administrativu.
Fragmentace dat: Klíčová data byla roztříštěná mezi různé systémy bez spolehlivé synchronizace.
Nevhodné uživatelské rozhraní: Uživatelé postrádali intuitivní nástroje a funkcionality podporující rychlé rozhodování. Původní systém byl pomalý a zasekaný
Klíčové požadavky
Obousměrná integrace: Efektivní propojení s externími systémy zajišťující konzistenci dat.
Automatizace workflow: Implementace předdefinovaných procesů pro podporu rychlosti a přesnosti.
Flexibilita: Schopnost upravit systém podle specifických potřeb uživatelů a klientů.
Funkční architektura nového CRM systému
Správa klientů
CRM slouží jako centralizovaný nástroj pro správu klientů a jejich dat:
Centralizace dat: Jednotlivé karty klientů jsou propojeny se smlouvami, provizemi, projekty a úkoly.
Integrace externích dat: Obousměrná synchronizace se systémy zajišťuje aktuálnost informací.
Přístupnost: Klientská data jsou snadno dostupná na mobilních i desktopových zařízeních.
Automatizace procesů
Systém obsahuje pokročilé automatizace, které zahrnují:
Napárovaná workflow: Generování úkolů na základě událostí (např. nezodpovězená schůzka automaticky spouští naplánované další).
Upozornění a notifikace: Systém upozorňuje na blížící se termíny nebo nedokončené aktivity.
Zpracování dokumentů: Automatické vygenerování smluv, GDPR dokumentů nebo finančních plánů v PDF.
Správa smluv
CRM systém umožňuje efektivní správu smluv, zahrnující:
Plánování termínů: Důležité milníky jsou zobrazovány v kalendáři uživatele.
Propojení se systémem: Automatizovaný sběr dat o finančních plánech a jejich aktualizace.
Kompletní historie: Uživatelé mohou snadno prohlédnout celou historii komunikace a změn u smlouvy.
Reporting a vizualizace dat
Systém disponuje nástroji pro pokročilý reporting:
Personalizované reporty: Uživatelé mohou vytvářet reporty na míru dle klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).
Interaktivní dashboardy: Vizualizace dat v reálném čase pomáhá sledovat aktuální výsledky.
Export dat: Reporty jsou dostupné v různých formátech (PDF, XLS) pro sdílení a analýzu.
Technická implementace
Agilní metodologie
Projekt byl realizován za využití agilní metodiky, zahrnující:
Iterativní postup: Týdenní sprinty umožnily průběžně testovat nové funkce.
Zapojení uživatelů: Uživatelé přímo testovali a navrhovali změny pro efektivnější práci.
Nepřetržitá validace: Funkce byly validovány přímo během implementace pro minimalizaci chyb.
Integrace s externími systémy
Finanční software: Využití API rozhraní pro plynulé sdílení aktuálních dat mezi systémy.
Nástroj pro správu dokumentů: Okamžitá synchronizace poznámek, souborů a úkolů napříč platformami.
Účetní program: Automatický export dat ve formátu XML pro snadnou integraci se skladovým hospodářstvím.
Mobilní aplikace
Mobilní CRM aplikace umožňuje:
Komplexní funkcionalitu: Plný přístup ke všem modulům CRM včetně workflow, business process modelům, reportům, šablonám, notifikací apod.
Offline režim: Možnost práce bez připojení k internetu s následnou synchronizací dat.
Responzivní design: Jednoduché a intuitivní rozhraní optimalizované pro rychlou navigaci.
Dopady implementace
Kvantifikovatelné přínosy
Snižení administrativní zátěže: Automatizace procesů vedla ke snížení časové náročnosti .
Zlepšená konzistence dat: Synchronizace a centralizace eliminovala chyby v přenosu dat.
Strategické výhody
Rychlejší rozhodování: Vizualizace dat a reporty pomohly zrychlit reakce na změny trhu.
Lepší řízení vztahů: Obchodníci mají detailní přehled o klientech, což zvyšuje spokojenost zákazníků.
Příprava na růst: Systém je postaven tak, aby podporoval expanzi a další rozšíření.
Závěr
Implementace nového CRM systému přinesla finanční poradenství strategický posun v efektivitě a kvalitě řízení vztahů se zákazníky. Systém umožnil nejen optimalizaci každodenních operací, ale také poskytl obchodním týmům nástroje pro lepší plánování a výkonnost. Tato implementace se stala pilířem pro další digitální transformaci firmy a zásadně přispěla ke zlepšení konkurenceschopnosti společnosti.
