Mnoho firem dnes hledá systém, který nejen zautomatizuje schvalovací workflow, ale zároveň nabídne flexibilitu a přehlednost. AutoCRM přináší v tomto ohledu silného spojence – schvalovací modul, který umožňuje vytvářet vícestupňové schvalovací procesy přesně podle potřeb organizace.
Co je schvalovací modul v AutoCRM a jak funguje?
Schvalovací modul je volitelná, avšak výkonná součást systému AutoCRM, která umožňuje řízení a automatizaci schvalovacích procesů napříč firmou. Jedná se o doplňkový modul – tedy není součástí základní instalace, ale lze jej aktivovat podle konkrétních požadavků firemního workflow.
Typické oblasti využití zahrnují:
Schvalování přijatých faktur
Schvalování interní dokumentace
Schvalování smluv a dodatků
Schvalování specifických entit dle individuálních potřeb firmy (např. objednávky, projektové úkoly, nabídky atp.)
Modul je navržen tak, aby bylo možné jeho funkcionalitu snadno rozšířit na jakoukoli entitu v systému, přičemž správa a konfigurace probíhá přímo v uživatelském prostředí bez nutnosti zásahů do kódu.
Klíčové funkce schvalovacího modulu
AutoCRM umožňuje definovat schvalovací proces jako posloupnost několika úrovní – např. kontrola → schválení → zaúčtování. Každou úroveň lze přiřadit konkrétním rolím, uživatelům nebo týmům. Výhodou je vysoká míra transparentnosti a auditovatelnosti, kdy je vždy jasné:
Kdo schválil jaký krok
Kdy ke schválení došlo
Na základě jakých podmínek
Tato struktura je ideální pro organizace, které vyžadují kontrolu na více úrovních hierarchie, například ve financích, HR nebo projektovém řízení.
Práva bez nutnosti admin přístupu
Díky granulární správě oprávnění lze delegovat práva na schvalování konkrétním uživatelům i bez přidělení administrátorského přístupu. To znamená, že například:
Vedoucí týmu může schvalovat výdaje svého oddělení
Účetní mohou schvalovat faktury
Právník má přístup pouze ke smlouvám
To vše bez rizika narušení ostatních částí systému.
Volitelné schvalovací entity
V administraci lze přesně určit, které entity systému podléhají schvalování. Je možné použít tzv. negaci, tedy například definovat, že všechny entity kromě několika konkrétních budou součástí schvalovacího režimu.
To umožňuje vysokou míru flexibility: např. nasadit modul pouze na faktury a smlouvy, zatímco interní poznámky či pracovní úkoly schvalovány být nemusí.
Dynamická logika: srdce schvalovacího systému
Jednou z nejsilnějších funkcí je možnost nastavení dynamické logiky, která rozhoduje, zda je entita považována za schválenou.
Příklady logických podmínek:
Částka bez DPH přesahuje 50 000 Kč
Uživatel patří do týmu „Finanční oddělení“
Pole „typ dokumentu“ = „dodatek ke smlouvě“
Pracovník má roli „vedoucí projektu“
Také lze nastavit tzv. podmíněné uzamykání políček – například po druhém stupni schválení nelze k faktuře přidávat nové položky.
Tato pravidla jsou definována pomocí jednoduchého rozhraní a nevyžadují programátorské znalosti.
Šablony a záznamy schválení
Každá entita v systému může být navázaná na vlastní šablonu schvalování, která definuje:
Počet stupňů schválení
Kdo je oprávněn jednotlivé kroky provádět
Možnost upravování entit v různých stádiích procesu
Po schválení se automaticky vytváří záznam obsahující:
Datum a čas
Uživatel, který krok provedl
Aktuální stav a aplikovanou šablonu
Tyto záznamy jsou uloženy přímo u entity a umožňují rychlé dohledání historie.
Praktické využití v systému – příklad z praxe
Schvalovací proces je nastaven pro entity jako jsou smlouvy a přijaté faktury. U faktur je zaveden třífázový schvalovací proces, kde:
První úroveň kontroluje zadané položky pracovník týmu „Podatelna“.
Druhou úroveň zajišťuje nadřízený pracovník.
Třetí úroveň provádí účetní, čímž dojde k uzamknutí položek a finálnímu schválení.
Tato logika umožňuje precizní řízení toku dokumentů a odpovědnosti na každé úrovni.
Přehlednost a notifikace
AutoCRM disponuje praktickými dashboardy a notifikačními dashlety, které zobrazují:
Záznamy čekající na schválení daného uživatele
Přehled podle jednotlivých entit
Možnost okamžitého vstupu do detailu schvalovaného záznamu
Díky využití stejných filtrů jako v běžném vyhledávání je práce se schvalováním intuitivní a efektivní.
