Excel nebo CRM? Otázka, která rozděluje malé firmy
Znáte ten pocit? Zákazník volá s dotazem a vy zuřivě scrollujete Excel tabulkou, snažíte se najít poznámku od kolegy, který s ním mluvil minulý týden. Mezitím hledáte v emailu tu nabídku, kterou jste mu posílali. Po pěti minutách se omlouváte, že „musíte něco ověřit“ a zavoláte zpátky. Tohle je realita firem, které v roce 2026 stále řídí obchodní vztahy v Excelu. Většina českých firem začíná s Excelem. Je zadarmo, každý ho zná, stačí si stáhnout šablonu z internetu. Problém nastává ve chvíli, kdy Excel přestává stačit – a ta chvíle přichází mnohem dříve, než si většina majitelů uvědomuje.
Co vlastně dělá CRM systém jinak než Excel?
Excel je jako papírový notes. Zapisujete si poznámky, kontakty, čísla. Funguje, dokud máte jednotky zákazníků a pracujete sami. CRM systém je jako osobní asistent, který si pamatuje každou konverzaci se zákazníkem, připomíná vám úkoly, automaticky propojuje emaily s kontakty a v mobilní aplikaci vám poskytuje všechny informace, když je potřebujete. Klíčový rozdíl není v tom, CO ukládáte, ale JAK s těmi daty pracujete.
Sedm momentů, kdy Excel začíná být problém
Moment 1: „Kde jsme to skončili?“
Kolega odchází na dovolenou. Zanechal vám Excel se zákazníky, ale nevíte, s kým naposledy mluvil, co slíbil, kdy má zavolat zpátky. Otevřete tabulku a vidíte jméno, telefon, email. Nic víc. V CRM systému kliknete na zákazníka a vidíte chronologickou historii. Telefonát z pondělí s poznámkou „chce nabídku do pátku“. Email z úterý s cenovou nabídkou. Připomínka na pátek „zavolat a uzavřít“. Víte přesně, co dělat.
Moment 2: Konfliktní verze everywhere
Máte „Zakaznici_2024.xlsx“, kolega má „Zakaznici_FINAL.xlsx“, šéf má „Zakaznici_aktualni_leden.xlsx“. Který je správný? Nikdo neví. Každý pracuje s trochu jinými daty. CRM má vždy jednu verzi pravdy. Všichni vidí totéž v reálném čase. Kolega přidá poznámku, vy ji vidíte okamžitě. Žádné synchronizace, žádné zmatky.
Moment 3: Sales pipeline neexistuje
Kolik máte otevřených nabídek? Které leady jste nekontaktovali týden? Kdo má nejvyšší šanci uzavřít obchod tento měsíc? V Excelu musíte ručně procházet řádky, filtrovat, počítat. CRM systém zobrazuje sales pipeline vizuálně. Vidíte karty v jednotlivých fázích: Nový kontakt, Kvalifikace, Nabídka odesláná, Vyjednávání, Uzavřeno. Přetažením karty mezi sloupci měníte stav. Jednoduché jako Trello, ale s obchodní logikou.
Moment 4: Mobilní katastrofa
Jste u zákazníka a potřebujete vědět, kdy naposledy objednal, kolik utratil, jaká byla marže. Excel máte v notebooku v autě. Improvizujete, slibujete „pošlu vám to emailem“ a doufáte, že si to pamatujete správně. Mobilní aplikace CRM vám všechno ukáže na mobilu. I bez internetového připojení, díky offline režimu. Vytvoříte objednávku přímo u zákazníka, vygenerujete fakturu a pošlete mu ji emailem. Profesionální dojem místo improvizace.
Moment 5: Emaily ztracené v Gmailu
Co přesně jste psali v tom emailu minulý měsíc? Hledáte v Gmailu podle jména zákazníka, najdete osm vláken, nevíte které je relevantní. Nakonec napíšete nový email a riskujete, že opakujete to, co jste už jednou nabídli. CRM s integrací Gmailu automaticky ukládá všechny emaily k příslušnému kontaktu. Otevřete zákazníka, vidíte všechny emaily chronologicky. Vždy víte, co bylo řečeno.
Moment 6: Kdo je vlastně VIP zákazník?
Který zákazník vám loni utratil nejvíc? Kdo nakupuje pravidelně? Kdo má nejlepší marži? Pro odpověď musíte propojit Excel se zákazníky, Excel s objednávkami, něco ručně spočítat, vytvořit pivot tabulku. CRM systém vám to řekne okamžitě. Dashboard zobrazuje TOP zákazníky podle celkového obratu, marže, frekvence nákupů. Můžete se na ně zaměřit, poskytovat jim VIP péči, zvýšit jejich spokojenost.
Moment 7: Propojení s fakturací neexistuje
Zákazník chce objednat. Zapíšete si to do Excelu, pak otevřete fakturační program, ručně přepíšete všechny údaje, vystavíte fakturu, pošlete emailem. Každá objednávka = duplikátní zadávání dat. Moderní CRM systém vytvoří fakturu jedním kliknutím. Data se automaticky předvyplní ze záznamu zákazníka. Pošlete ji emailem přímo z CRM. Pokročilé systémy dokonce využívají AI pro automatické vyčítání příchozích faktur.
Kdy Excel ještě funguje?
Buďme féroví k Excelu. Existují situace, kdy stále stačí:
- OSVČ s desítkami zákazníků – Pokud máte třicet stálých klientů a pracujete sami, Excel možná ještě vyhoví.
- Jednoduchý business model – Prodáváte jeden produkt, jednoduchý sales proces, žádné dlouhé vyjednávání.
