Implementace ERP systému je komplexním a náročným procesem, který přináší mnoho výhod a přizpůsobuje se specifickým potřebám každé firmy. Nicméně, úspěšná implementace vyžaduje pečlivé plánování, koordinaci a správu projektu. Zde vstupuje do hry klíčová role projektového manažera, který hraje rozhodující úlohu při zajištění úspěchu implementace ERP řešení.
Sestavení projektového týmu
V přípravné fázi je nezbytné formálně definovat úzký projektový tým v čele s projektovým manažerem, který by měl zahrnovat klíčové uživatele v daných oblastech. Tito uživatelé by měli mít dostatek kapacity pro analýzu a interakci s dodavatelem systému. Měli by definovat kritéria pro výběr dodavatele a rozhodnout o využití externích konzultantských služeb. Každý člen týmu by měl být seznámen s průběhem a úkoly, které mu budou přiděleny.
Role projektového manažera
Projektový manažer je klíčovou rolí v implementaci ERP řešení. Jeho výběr by měl být pečlivě proveden, a to s ohledem na jeho organizační a komunikační schopnosti, psychickou odolnost, schopnost nastavit si priority, odolnost vůči stresu, proaktivitu, silnou vnitřní motivaci a kritické myšlení. Projektový manažer musí mít podporu vedení a být schopen aktivně upozorňovat na problémy, klást otázky a vyjednávat změny. Jeho role nesmí být redukována na pouhého administrátora, ale je třeba aby byl aktivním a otevřeným komunikátorem.
Komunikace a koordinace
Projektový manažer má klíčovou roli v komunikaci a koordinaci mezi všemi zainteresovanými stranami. Jejím úkolem je udržovat průběžnou komunikaci s vedením společnosti, případným sponzorem projektu, členy týmu, zaměstnanci a dodavatelem ERP systému. Projektový manažer by měl pravidelně informovat vedení o stavu projektu, dosažených milnících, problémech a rizicích. Měl by také zajišťovat správnou koordinaci mezi členy projektového týmu, aby byly splněny stanovené cíle a dodrženy časové plány.
Řízení změn
Implementace ERP systému často přináší změny v procesech, organizaci a pracovních postupech. Projektový manažer by měl aktivně řídit tyto změny a zajistit, aby byly zavedeny úspěšně a přijaty zaměstnanci. To zahrnuje komunikaci o důvodech a přínosech změn, poskytování školení a podporu zaměstnancům při adaptaci na nový systém. Projektový manažer je v tomto případě mostem mezi developerem ERP a firmou která jej bude využívat. Nesmí zapomínat na komunikaci se zaměstnanci, kteří se často nechtějí učit nový systém a nevidí potřebu změny. Je velmi důležité obhájit nasazení nového systému a především zaměstnance seznámit s výhodami využívání ERP, tím získá podporu a tím pádem i skvělou zpětnou vazbu jako jsou připomínky či obavy zaměstnanců.
Monitorování a hodnocení
Projektový manažer by měl pravidelně monitorovat pokrok projektu a hodnotit dosažené výsledky. To zahrnuje sledování dodržování plánů, nákladů a kvality implementace. Projektový manažer by měl také vyhodnocovat spokojenost zaměstnanců s novým systémem a identifikovat oblasti, ve kterých je třeba provést další úpravy nebo zlepšení. To vše je pak potřeba komunikovat s dodavatelem systému a v případě potřeby umět zasáhnout ještě ve fázi vývoje.
Implementace ERP systému je komplexní projekt, který je vhodný provádět s dobrým projektovým manažerem. Projektový manažer má klíčovou roli v plánování, organizaci, řízení změn a komunikaci. Jejím cílem je dosáhnout úspěšné implementace ERP systému v souladu s cíli společnosti.
