Firmy, které chtějí zrychlit a zjednodušit schvalování a podepisování smluv, čím dál častěji sahají po elektronickém podpisu. Jedním z rozšířených nástrojů je služba Signy, kterou lze napojit na firemní CRM systém.
Jak vzniká dokument pro podpis
Vše začíná u šablon smluv. Klient si v systému definuje vzory (např. obchodní smlouvy, dodavatelské podmínky, objednávky), které se následně doplňují o konkrétní data – jména, částky, datum, doba platnosti apod. Z těchto šablon se vygeneruje PDF dokument určený k podepsání.
Následně do procesu vstupuje speciální modul pro napojení na Signy, který je navržen jako univerzální rozhraní pro libovolné systémy.
Každá implementace se přizpůsobuje konkrétnímu systému – klient si sám definuje, jaké tlačítko v aplikaci použije, kdy má dojít ke generování dokumentu a jak má vypadat notifikace pro podepisujícího.
Co všechno se v procesu děje
Jakmile je dokument připraven, spustí se následující proces:
Propojení a zpětná synchronizace
V systému klienta (např. Netcentrum) je napojená logika, která v reálném čase sleduje stav dokumentu:
- je-li podepsán, dokument se stáhne a uloží přímo do entity smlouvy
- systém rozpozná, zda šlo o podpis, schválení, nebo pouze nahlédnutí
- všechny akce jsou logovány (odeslání, stav, ID, typ interakce)
- při změně dokumentu dochází k aktualizaci i v samotném CRM/ERP systému
Přizpůsobení konkrétnímu klientovi
U některých klientů se dokumenty generují hromadně, u jiných selektivně. V některých případech se notifikace doplňuje o vlastní shrnutí – např. výše platby, měsíční poplatek nebo trvání smlouvy.
Klíčové funkce a výhody
Modul zajišťuje
- Převod dat ze šablony
- Vytvoření Signy obálky
- Napojení na Signy API
- Odeslání dokumentu
- Zpětnou synchronizaci
Sledování stavu
Výhody řešení
- Automatizace procesů
- Úspora času
- Zpětná synchronizace
- Flexibilní workflow
- Přizpůsobení klientovi
Závěr
Modul pro napojení na Signy představuje efektivní řešení pro digitalizaci a automatizaci podpisových procesů. Díky univerzálnímu rozhraní je snadno nasaditelný na různé typy CRM systémů, přičemž konkrétní implementace se přizpůsobuje potřebám klienta.
Automatizace a úspora času – není třeba ručně tisknout, podepisovat, skenovat. Zpětná synchronizace – podepsaný dokument je automaticky připojen zpět do systému. Flexibilita – každý klient si může nastavit vlastní tok procesu (workflow).
