CRM systém pro firmu poskytující jazykový mentoring
Příběh majitele firmy
-
Náročná administrativa: Ruční přiřazování objednávek, manuální správa kontaktů a zdlouhavá fakturace znamenaly každodenní zátěž.
-
Ztráta času: Místo toho, aby se mohl věnovat klientům a rozvoji vzdělávacích programů, trávil hodiny nad administrativními úkoly.
-
Zpomalení růstu: Složitá organizace bránila firmě efektivně růst a realizovat nové projekty.
Majitel firmy, která se specializuje na jazykový mentoring, měl jasnou vizi — pomáhat lidem efektivně se učit cizí jazyky a otevírat jim nové příležitosti ve studiu i kariéře. Každodenní realita však vypadala jinak. Místo toho, aby se soustředil na své poslání, neustále řešil administrativu, která ho stála nejen čas, ale i energii.
Manuální přiřazování objednávek, pečlivá kontrola každého nového požadavku a složitá správa kontaktů ho zavalovaly rutinními úkoly. Zdlouhavá fakturace zpomalovala finanční toky a zvyšovala riziko chyb. Tato situace nejen brzdila růst firmy, ale také odváděla pozornost od toho, co bylo skutečně důležité — od klientů a rozvoje inovativních programů, jako je „Akademie samouků“ nebo „Konzultace s mentorem.“
Bylo zřejmé, že potřebuje efektivní a automatizovaný systém, který by mu umožnil zbavit se administrativní zátěže a naplno se věnovat tomu, co ho skutečně baví — předávat své znalosti a pomáhat lidem dosahovat jejich jazykových cílů.
Představení problému:
Firma se potýkala s několika zásadními výzvami, které brzdily její růst a efektivitu:
-
Správa objednávek: Objednávky přicházely přes FAPI, ale nebyly propojené s CRM systémem. To vedlo k manuálnímu přiřazování objednávek ke klientům, což zbytečně zatěžovalo administrativu a způsobovalo chyby při synchronizaci zrušených objednávek.
-
Evidence kontaktů: Firma používala SmartEmailing, kde měla uložený seznam kontaktů včetně vlastních polí. Chybějící automatická synchronizace mezi CRM systémem a SmartEmailingem vedla k nepřesnostem a nutnosti časově náročných ručních aktualizací při každé změně.
-
Automatizace procesů: Manuální přiřazování klientů k programům, jako je „Akademie samouků“ a „Konzultace s mentorem,“ představovalo časově náročný úkol. Bez automatizace musel tým klienty ručně zařazovat do správných programů, což často vedlo k chybám a zdržení.
-
Komunikace s klienty: Firma potřebovala zefektivnit automatizované e-mailové kampaně a zajistit, aby každý klient dostával správné informace ve správný čas. Stávající řešení nenabízelo propojení CRM systému se SmartEmailingem, což omezovalo možnosti cílené komunikace.
-
Finanční a fakturační procesy: Služba Sofie spravovala fakturace, ale chyběla synchronizace s FAPI. To vedlo k nesrovnalostem ve fakturaci, komplikacím při stornování objednávek a zbytečné administrativní zátěži. Automatické přesouvání stornovaných objednávek do sekce oprav nebylo možné bez manuálního zásahu.
Naše řešení:
-
Propojení CRM s FAPI a SmartEmailingem:
Vytvořili jsme integrační modul pro automatické stahování objednávek z FAPI a synchronizaci kontaktů v SmartEmailingu. -
Automatizace přiřazování služeb:
Implementovali jsme logiku pro automatické přiřazování klientů do správných programů, včetně automatizovaného plánování konzultací v kalendářním nástroji RIA. -
Automatizace procesů v Akademii samouků:
Klienti byli automaticky přidáváni do služby SYRTO a získali přístup k výukovým materiálům ve správných složkách. -
Fakturace a synchronizace:
CRM systém jsme propojili se Sofií, aby byla zajištěna aktuálnost všech faktur a automatické přesouvání stornovaných objednávek do sekce oprav.
Výsledek:
-
Úspora času: Automatizace administrativních procesů přinesla firmě až 30% úsporu času. Zaměstnanci se nyní mohou více soustředit na strategické aktivity místo ručního zadávání dat a přiřazování objednávek.
-
Lepší správa objednávek: Všechny objednávky jsou nyní přehledně evidovány v CRM systému. Tým má okamžitý přístup k historii a stavu objednávek, což usnadňuje komunikaci s klienty a minimalizuje chyby.
-
Přesná fakturace: Díky propojení CRM systému s FAPI a Sofií jsou všechny fakturační doklady aktuální a správné. Synchronizace navíc automaticky řeší storna objednávek, což zjednodušuje práci finančnímu oddělení.
-
Efektivní komunikace: Integrace se SmartEmailingem umožňuje cílenou a automatizovanou komunikaci s klienty. E-mailové kampaně jsou nyní přesnější a zajišťují, že klienti dostávají relevantní informace ve správný čas.
