Česká společnost specializující se na projekci, engineering a dodávky v oboru pneumatické dopravy, skladování a expedice širokého spektra volně ložených sypkých materiálů s využitím v mnoha odvětvích.
ERP systém pro inženýrskou firmu RAYMAN spol. s r.o., která se zaměřuje na dodávky systémů v různých průmyslových odvětvích.
Představení firmy: RAYMAN spol. s r. o.
Navrženo pro klienta:
RAYMAN spol. s r. o.
- od 200 tis. Kč
- Technologie: AutoERP
Představení problému:
Pan Rayman se rozhodl pro změnu informačního systému (IS) z důvodu neefektivity stávajícího softwarového vybavení a potřeby digitalizace vnitropodnikových procesů. S rostoucími nároky na organizaci práce a správu dokumentace se současný software ukázal jako nedostačující.
Očekávání od nového IS:
- Komplexní řešení pro správu obchodní části podnikání (nabídky, objednávky, fakturace, pokladna)
- Efektivní správa zakázek s přehledem průběhu a detailů
- Automatizace fakturačního procesu
- Správa záručního a pozáručního servisu
- Jednoduchý, ale efektivní skladový systém
- Správa dokumentace a fotodokumentace
- Přehled objednaného zboží a souvisejících úkolů
- Intuitivní a přístupný design pro všechny uživatele
Plánovaná investice do nového IS byla v rozmezí 100-200 tisíc korun s požadavkem na pokrytí všech klíčových procesů firmy a přístupnost pro přibližně 8 zaměstnanců.
Naše řešení:
Navrhli jsme a implementovali jednotný ERP systém, který sjednocuje všechny klíčové procesy firmy a obohacuje je o vlastnosti CRM. Tento systém poskytuje komplexní řešení pro správu obchodní části podnikání, od tvorby nabídek, přes správu zakázek až po fakturaci a hotovostní pokladnu.
Jádrem systému je efektivní správa zakázek, která umožňuje sledovat jejich průběh od vytvoření nabídky, přes její konverzi do zakázky včetně jednotlivých položek, až po finální realizaci. Pro urychlení procesu jsme implementovali možnost importu seznamu strojů z xls přímo do zakázek.
Zakázka slouží jako centrální bod, ze kterého lze snadno generovat nákupní objednávky nebo faktury jedním kliknutím. Tento přístup minimalizuje duplicitní zadávání dat a snižuje riziko chyb.
Výsledek:
Implementací našeho ERP systému se nám podařilo vytvořit funkční a komplexní řešení, které splňuje všechny klíčové požadavky firmy RAYMAN spol. s r.o. a přináší významné zlepšení v efektivitě a organizaci firemních procesů.
Hlavní přínosy našeho řešení:
- Sjednocení systémů: Sloučením mnoha různých systémů a dokumentů do jednoho uceleného ERP systému jsme eliminovali potřebu přepínání mezi aplikacemi a značně zjednodušili správu dat.
- Nízká uživatelská náročnost: Díky intuitivnímu designu a přehlednému uživatelskému rozhraní je systém snadno použitelný pro všechny zaměstnance, bez nutnosti rozsáhlého školení.
- Flexibilita: Náš ERP systém je navržen tak, aby se dokázal přizpůsobit specifickým potřebám firmy a byl snadno škálovatelný pro budoucí růst.
- Urychlení procesů: Automatizací klíčových procesů, jako je konverze nabídek do zakázek, generování objednávek a faktur, jsme dosáhli významného zrychlení a zefektivnění každodenních operací.
- Snadný tisk šablon: Systém umožňuje snadný tisk všech potřebných dokumentů, jako jsou nabídky, faktury nebo dodací listy, na základě předpřipravených šablon.
- Prevence chyb: Centralizací dat a automatizací procesů jsme minimalizovali riziko lidských chyb, které by mohly vzniknout při používání různých systémů na různých místech.
- Konsolidace dokumentů: Naše řešení umožňuje sloučení více souvisejících dokumentů, jako jsou dodací listy, předávací protokoly a zakázkové listy, do jednoho uceleného tiskopisu, což šetří čas a zlepšuje přehlednost.
Díky implementaci našeho ERP systému firma RAYMAN spol. s r.o. nyní disponuje robustním a škálovatelným řešením, které zefektivňuje firemní procesy, zlepšuje organizaci práce a poskytuje solidní základ pro budoucí růst a rozvoj firmy.
Funkce systému
- Konverze záznamů – Pro zrychlení a zefektivnění procesů
- Import seznamu strojů z xls
- Dynamické texty – pro ulehčení procesu psaní často používaných textů znova
- Sklad – pro monitorování obsahu skladů, příjemky, výdejky, skladové přesuny
- Docházka – Včetně označení příchodu, pauzy na oběd, odchodů, služebních cest apod.
- HR – Informace o zaměstnanci, správa dovolených
- Párování plateb – Automatické označení faktur jako zaplacených přes email na základě variabilního symbolu
Zakázky
- Všechny informace pohromadě
- Slouží jako rozcestník mezi jednotlivými záznamy dalších procesů
- Přehlednost v dodaných/nedodaných položkách
- Flexibilita v zobrazení sloupců a polí
Obchod
- zrychlení procesu vytvoření nabídek -> zakázky -> nákupní objednávky -> fakturace -> automatické označení faktur jako zaplacených
- Organizace – Správa jednotlivých organizací s vazbami na zakázky, kontakty, obchodní příležitosti, projekty, objednávky a události.
- Kontakty – Samostatné kontakty, které mají vazby napříč celým systémem
- Účetní doklady – přehled vystavených účetních dokladů k zakázkám
- Znalostní báze – Správa dokumentů, internách postupů
- Reporty – například zobrazení záznamů v entitě Zakázky, jestli existují některé, které by byly zpožděné
- E-mailové šablony
- Správa uživatelů
- PDF šablony
- Dashboard
- Vydané faktury vč. QR kódů
