Zpracování účetních dokladů patří mezi rutinní a časově náročné úkoly v každé firmě. Faktury přicházejí v různých formátech – od generovaných PDF až po naskenované kopie nebo fotografie pořízené mobilním telefonem.
Ruční přepis údajů do účetního softwaru nebo CRM systému není pouze zdlouhavý proces, ale zároveň zvyšuje riziko chybovosti. Díky pokročilé umělé inteligenci pro účetnictví dnes existuje způsob, jak tento krok plně automatizovat a integrovat do vašich stávajících firemních nástrojů, včetně AutoCRM.
Automatizace namísto manuální práce
Vyvinuli jsme řešení, které umožňuje automatické zpracování faktur a dalších účetních dokumentů. Náš systém využívá AI modely k tomu, aby ze souborů extrahoval všechna relevantní data – identifikaci dodavatele, jednotlivé položky, částky s DPH i bez, čísla účtů nebo datum splatnosti.
Výstupy jsou připraveny ke strukturovanému importu do účetního programu, CRM systému, nebo je lze napojit na automatizovaná řešení typu AutoCRM, která zajišťují hladký průchod dokladů napříč firemními procesy – od evidence až po reporting.
Co systém umí?
- PDF i naskenované dokumenty – generované soubory i méně kvalitní skeny
- Fotografie z mobilního telefonu – bez nutnosti úprav
- Hromadné zpracování – možnost nahrání desítek dokumentů současně
- Různorodé formáty – od jednoduchých účtenek po vícestránkové faktury s desítkami položek
Jak probíhá zpracování?
1. Nahrání dokumentu
Uživatel prostřednictvím webového rozhraní nebo API nahraje dokument (PDF, JPG, PNG).
2. Analýza pomocí umělé inteligence
Systém využívá pokročilé AI modely, které rozpoznají a extrahují relevantní informace obdobným způsobem, jako by to provedl člověk – ale rychleji a bez chyb.
3. Kontrola a validace dat
Algoritmus provádí kontrolu formální správnosti údajů – ověřuje výpočty, validitu IČO/DIČ, a logiku dat (např. správné datum splatnosti).
4. Výstup ve strukturované podobě
Výsledkem je čistý výstup ve formátu JSON, XML nebo CSV – připravený k okamžitému importu.
Příklady využití
- Faktura za firemní vozidlo: Složité vícestránkové dokumenty s desítkami položek jsou zpracovány do 60 sekund – včetně slev, příslušenství a celkových součtů.
- Telekomunikační faktura: Vyúčtování s různými službami a sazbami DPH je rozčleněno podle telefonních čísel a tarifních balíčků během 5 sekund.
- E-shopová faktura s tisíci položkami: Zvládneme zpracovat faktury s více než 50 položkami, včetně specifických poplatků. Doba zpracování: 45 sekund.
Hlavní výhody systému
- Přesnost – více než 95% u všech dokumentů, běžné faktury dosahují téměř 100% správnosti
- Automatické opravy – systém dokáže rozpoznat chyby a nabídnout nejvhodnější alternativu
- Rychlost – jednotky sekund oproti minutám manuální práce
- Bezpečnost dat – šifrované přenosy, automatické mazání dočasných souborů
Pro koho je řešení určeno?
- Účetní kanceláře: Získávají nástroj, který výrazně snižuje časovou náročnost a eliminuje lidské chyby.
- Firemní finance a controlling: Zajišťují automatizovaný tok faktur, přehled o nákladech a rychlé schvalování.
- Živnostníci a malé firmy: Oceňují jednoduchost a rychlost zpracování bez potřeby specializovaného softwaru.
