Hledáte vhodný způsob, jak mít stále přehled o dokumentaci a administrativě? Pak se nabízí zvolit správný DMS (document management system). Co přesně to je, jaké DMS jsou k dispozici a podle čeho vybírat? Na to se podíváme v dnešním článku.
Mějte přehled v papírování a dokumenty vždy po ruce.
Definice a vysvětlení DMS - 4 časté otázky
DMS - co to je?
DMS (Document Management System) je software, který slouží k centralizované správě a organizaci dokumentů a souborů v digitální podobě. Umožňuje snadno vyhledávat, sdílet, upravovat a ukládat dokumenty a soubory v digitální podobě.
Proč je DMS systém důležitý?
Systém správy dokumentů je důležitý v dnešní digitální době, protože umožňuje ukládat a spravovat velké množství digitálních souborů. DMS zjednodušuje administrativní úkony, jako například vedení evidencí, a zvyšuje celkovou efektivitu práce. Díky DMS lze také lépe zabezpečit dokumenty a soubory před neoprávněným přístupem nebo ztrátou.
Jak vypadá DMS?
Systém správy dokumentů zahrnuje různé funkce, včetně nahrávání dokumentů, třídění a organizace, indexování, vyhledávání, přístupových práv, řízení verzí a sdílení dokumentů. Tyto funkce pomáhají organizacím centralizovat dokumentaci a soubory a zvyšují celkovou efektivitu práce. DMS dokáží komunikovat s vaším ERP systémem, a zajistit tak správný tok informací.
Jaké druhy DMS existují?
Existují tři hlavní typy DMS, cloudové, on-premise a hybridní řešení. Cloudové DMS umožňují ukládání a správu dokumentů v cloudu, což umožňuje snadnou přístupnost a flexibilitu, ale může vyvolat otázky ohledně zabezpečení dat. On-premise DMS jsou umístěny v interní infrastruktuře organizace, což umožňuje větší kontrolu nad daty, ale může být nákladnější a méně flexibilní. Hybridní DMS jsou kombinací obou typů a umožňují organizacím vybrat si nejlepší řešení pro své potřeby.
Klíčové vlastnosti DMS?
- Ukládání a vyhledávání dokumentů: DMS umožňuje snadné ukládání dokumentů do centrálního umístění a rychlé vyhledávání dokumentů pomocí různých kritérií, jako jsou například klíčová slova, názvy souborů nebo datum vytvoření.
- Kontrola verzí: DMS udržuje různé verze dokumentů a umožňuje uživatelům přistupovat k různým verzím, pokud je to potřeba. To pomáhá zajistit, aby každý měl přístup k nejnovější verzi dokumentu.
- Kontrola přístupu a zabezpečení: DMS umožňuje správci nastavit oprávnění pro přístup k dokumentům zabezpečit tak k citlivé informace.
- Spolupráce a týmová práce: DMS umožňuje uživatelům sdílet dokumenty a pracovat na nich společně v reálném čase. To pomáhá urychlit spolupráci a zlepšit produktivitu.
- Automatizace pracovních postupů: DMS automatizuje různé pracovní postupy, jako jsou například schvalovací procesy, upozornění na nové dokumenty nebo revize.
- Vyhledávání a indexování: DMS zjednodušuje indexování a třídění dokumentů podle různých kritérií, což usnadňuje jejich vyhledávání a organizaci.
Výhody používání DMS
Zvýšená efektivita a produktivita:
- Možnost snadného vyhledávání a rychlého sdílení dokumentů
- Usnadnění projektového řízení
- Automatizace pracovních postupů a snížení času potřebného pro administrativní úkol
Vylepšené zabezpečení dokumentů a soukromí:
- Ochrana před ztrátou nebo krádeží dokumentů
- Kontrola přístupu a zabezpečení dokumentů před neoprávněným přístupem
- Možnost vytvářet zálohy a zajištění obnovy dokumentů v případě havárie
Lepší organizace a dostupnost dokumentů:
- Centrální úložiště dokumentů a snadná organizace
- Rychlá a jednoduchá správa verzí a historie dokumentů
- Možnost přístupu k dokumentům z jakéhokoliv zařízení a odkudkoliv
Posílená spolupráce a týmová práce:
- Možnost sdílet dokumenty a spolupracovat v reálném čase
- Snadná komunikace a sdílení informací
- Výsledkem je i lepší zákaznická zkušenost, obzvlášť při skloubení s nejlepšími CRM
Snížení papírového odpadu a dopadu na životní prostředí:
- Snížení spotřeby papíru a dalších tiskových materiálů
- Ukládání dokumentů v digitální podobě a snížení množství fyzických archivů
- Snížení emisí CO2 spojených s výrobou a dopravou papíru
Zlepšete administrativu po všech stránkách a modernizujte správu dokumentů ve vaší firmě.
Výběr správného systému správy dokumentů
Při výběru správného systému správy dokumentů (DMS) je důležité vzít v úvahu několik faktorů:
- Požadavky a potřeby organizace: Nejdůležitějším faktorem je určit, co vlastně od DMS potřebujete. Je třeba zvážit, jaké typy dokumentů a souborů vaše organizace spravuje, jaké funkce jsou potřebné, jak velký objem dat se bude ukládat, jaké jsou požadavky na zabezpečení, atd.
- Cena: Je třeba zvážit celkové náklady na implementaci a provoz DMS, včetně nákladů na softwarovou licenci, hardware, údržbu, školení a podporu.
- Škálovatelnost: Organizace by měla zvážit, zda je DMS dostatečně škálovatelný pro budoucí potřeby a růst organizace. Je třeba zjistit, zda DMS umožňuje snadné přidávání uživatelů, ukládání dat a funkčností v průběhu času.
- Uživatelská přívětivost: DMS by měl být snadno použitelný a uživatelsky přívětivý, aby minimalizoval frustraci a ztrátu produktivity. Uživatelé by měli být schopni snadno vyhledávat, upravovat a sdílet dokumenty a soubory.
Nejlepší poskytovatelé DMS:
AutoCRM:
AutoCRM nabízí DMS jako součást svého CRM řešení. DMS umožňuje ukládat a spravovat různé typy dokumentů a snadno je sdílet s ostatními uživateli. Součástí DMS je také možnost přidělování přístupových práv a nastavení notifikací.
DocuWare:
DocuWare je cloudové řešení DMS, které umožňuje ukládat a spravovat různé typy dokumentů včetně faktur, smluv a dalších. DocuWare umožňuje přizpůsobení podle potřeb organizace, zahrnuje správu verzí a práva přístupu a také umožňuje automatizaci procesů.
Dropbox Business:
Dropbox Business je oblíbený cloudový nástroj pro správu a sdílení souborů, který nabízí také funkce DMS. Dropbox Business umožňuje ukládat a spravovat různé typy dokumentů, sdílet je s ostatními uživateli a nastavovat přístupová práva.
eFileCabinet:
eFileCabinet je cloudové řešení DMS, které nabízí širokou škálu funkcí pro ukládání, správu a sdílení dokumentů. Mezi tyto funkce patří indexování, řízení verzí, přístupová práva, nebo digitální podpisy.
Google Drive:
Google Drive je oblíbený cloudový nástroj pro ukládání a sdílení souborů, který také nabízí funkce DMS. Google Drive umožňuje ukládat a spravovat různé typy dokumentů, nastavovat přístupová práva a spravovat verze dokumentů.
Alfresco:
Alfresco je open-source platforma pro správu dokumentů, umožňuje ukládání, správu a sdílení, a řízení toku dokumentů.
M-Files:
M-Files je DMS, který nabízí funkce pro snadnou správu verzí, schvalování dokumentů a řízení přístupových práv.
Box:
Box je cloudový DMS systém, umožňuje ukládání a sdílení souborů v různých formátech a řízení přístupu k nim.
Zoho Docs:
Zoho Docs je online platforma pro správu dokumentů, která umožňuje ukládání, sdílení a spolupráci na různých typech dokumentů.
OneDrive for Business:
OneDrive for Business je cloudová platforma, prostřednictvím které lze sdílet a ukládat různé typy souborů. Obsahuje i funkce spolupráci na dokumentech v reálném čase.
Realizace systému DMS
Dodržte následující kroky:
- Analýza potřeb – vyhodnocení vašich požadavků a potřeb v oblasti správy dokumentů.
- Výběr vhodného DMS – vybírejte DMS, který je nejvhodnější pro vaše potřeby, a který vám umožní dosáhnout vašich cílů.
- Testování – testujte nový systém a ověřte jeho funkčnost. Identifikujte případné problémy a zabezpečte jejich řešení.
- Školení zaměstnanců – zabezpečte, aby vaši zaměstnanci byli školeni v používání nového systému.
- Údržba a podpora – zabezpečte průběžnou údržbu a podporu pro váš nový systém. Pravidelně ověřujte, zda DMS stále vyhovuje vašim potřebám.
Dbejte následujících postupů
- Standardizace
- Indexování
- Kontrola přístupu a zabezpečení
- Automatizace pracovních postupů
- Integrace s dalšími systémy
Získejte ještě dnes všechny výhody spojené s DMS a užijte si špičkovou organizaci.
