Was ist ERP und warum sollte man es in Betracht ziehen?
ERP steht für Enterprise Resource Planning und ist ein Informationssystem zur effektiven Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens. ERP-Systeme helfen Unternehmen bei der Verwaltung und Integration verschiedener Unternehmensbereiche wie Buchhaltung, Lagerverwaltung, Produktionsplanung und Bestandsverwaltung. Durch den Einsatz eines ERP-Systems kann Ihr Unternehmen seine internen Prozesse rationalisieren und seine Fähigkeit verbessern, auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies kann erheblich dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, die Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. ERP ist in der Regel eine Lösung für größere Unternehmen.
Mit einem guten ERP-System werden Sie viel wettbewerbsfähiger und können Herausforderungen wie diese leichter bewältigen:
- Management der Lieferkette
- Produktionsplanung und -steuerung
- Management von Projekten und Erreichen von Zielen
- Verwaltung der Humanressourcen (Stellen, Entwicklung, Gehaltsabrechnung)
- Ständiger Überblick über alle Ihre Kunden, Lieferanten und sonstigen Partner
- Dokumentenmanagement, alles an einem Ort
- Aggregation aller relevanten Daten in einer übersichtlichen Datenbank
- Rationalisierung der Vertriebs- und Marketingprozesse
- Verbesserung der Kommunikation und Koordination zwischen Abteilungen und Teams in Ihrem Unternehmen
- Automatisierung von Aufgaben
- Mahnungen und Erinnerungen an wichtige Fristen
- Führen von Leads durch den gesamten Verkaufstrichter
- Statistik, Berichterstattung und Datenanalyse
- Überwachung und Messung der Leistung von Mitarbeitern und ganzen Verkaufs- oder anderen Teams und Abteilungen
- Planung von Besprechungen und anderen wichtigen Ereignissen und vieles mehr.
Wie wählen Sie ein ERP aus, das Sie auch tatsächlich nutzen werden, und woran sollten Sie vor dem Kauf denken?
ERP wird sicherlich eine wichtige Unterstützung beim Aufbau besserer Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern sein und bietet im Vergleich zu CRM-Systemen viele zusätzliche Funktionen in den Bereichen Produktion, Finanzen, Lagerhaltung usw.
Es ist jedoch sehr wichtig, das richtige ERP-System für Ihre Art von Unternehmen zu wählen.
Wie wählt man ein ERP aus, das man auch tatsächlich nutzen wird, und woran sollte man denken, bevor man es kauft? Wir werden in diesem Artikel versuchen, die Antwort darauf zu finden.
1. Ihren Bedarf ermitteln
Überlegen Sie, was Sie von dem System erwarten, finden Sie heraus, was Sie brauchen und welche Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisiert werden können. Sie werden auch herausfinden, ob Sie ERP benötigen oder nicht. Wenn Sie bereits ein CRM-System verwenden, haben Sie wahrscheinlich eine Vorstellung davon, in welche Richtung Sie bei der Erweiterung auf ERP gehen wollen. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Unternehmenssystemen haben, empfehlen wir Ihnen, über die folgenden Bereiche und Fragen nachzudenken:
- Erledigen meine Mitarbeiter Routinearbeiten, die ein Computer erledigen könnte?
- Kann ich alle Aufträge problemlos abwickeln?
- Habe ich eine Liste von Kontakten und Leads?
- Muss ich meine Unterlagen in Ordnung bringen?
- Sind alle Unternehmensdaten zugänglich und leicht zu sehen?
- Die Menge an Informationen, die manuell transkribiert werden muss, ist unverhältnismäßig groß?
- Benötige ich Funktionen, die das derzeitige System (oft Excel) nicht bietet? Zum Beispiel Lagerhäuser, Produktion, Abruflager…
- Haben meine Mitarbeiter den Überblick und kommunizieren ihre aktuellen Bedürfnisse problemlos untereinander?
2. die Integration von anderen Systemen
Sie verwenden einige externe Systeme und Sie brauchen ERP, um mit ihnen zu arbeiten? Erstellen Sie eine Übersicht über alle externen Dienste, die Sie nutzen möchten, und prüfen Sie mit dem Systemanbieter, ob er diese in das ERP-System integrieren kann. Das können E-Mail, Buchhaltung, Bankverbindungen, Google-Dienste (Karten, Kalender, Distanzmatrix), Chat, Unternehmensdatenbanken, Analysen, Zahlungsgateways und vor allem Ihre Website oder Ihr E-Shop sein. Einige ERP-Systeme, darunter AutoERP, sind mit REST-APIs ausgestattet, die eine standardisierte Schnittstelle auch zu Systemen ermöglichen, die derzeit nicht mit einem der Clients verbunden sind. Erkundigen Sie sich auch nach dem Anschluss anderer Geräte wie z. B. Lagerhausleser.
3. die Skalierbarkeit im Laufe der Zeit
Jedes Unternehmen entwickelt sich mit der Zeit, und das System sollte sich mit ihm weiterentwickeln. Wenn Sie jetzt nicht mehr Speicherplatz benötigen, heißt das nicht, dass Sie ihn nicht in ein paar Jahren brauchen werden. Stellen Sie sich vor, das System ist nach Jahren nicht mehr in der Lage, Ihnen einen solchen Service zu bieten. Dank der Closed-Source-Lösung wird niemand von außen Ihre Anfrage programmieren und es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie mit dem aktuellen System stagnieren oder Geld in die Entwicklung eines neuen ERP investieren. Die Erweiterbarkeit des Systems entsprechend Ihren Anforderungen ist für das ständige Wachstum des Unternehmens unerlässlich. AutomaticERP fügt ständig neue Module hinzu und natürlich programmieren wir kundenspezifische Funktionalitäten, wir begleiten Sie bei Ihrem Wachstum.
4. Möglichkeit von kundenspezifischen Änderungen
Ein großartiges Gadget sind Nocode-Systeme, bei denen man viele der notwendigen Funktionen selbst anklicken kann, ohne dass man programmieren kann oder einen Programmierer bezahlen muss. Was Sie selbst tun können, hängt von den Systementwicklern ab, irgendwo geht es nicht ohne die Hilfe eines Profis, aber zum Beispiel in AutomaticERP können Sie Entitäten selbst erstellen und bearbeiten, ihre Felder für Text, Bild, Anhang oder zum Beispiel komplexe Felder für Adressen und dann Berichte und Diagramme über Ihre neuen Daten erstellen.
5. Möglichkeit zum Versuch
Schuhe anprobieren, bevor man sie kauft, ist eine Selbstverständlichkeit. ERP ist viel komplexer als Schuhe und Ihr gesamtes Unternehmen hängt davon ab. Es ist daher ratsam, das System zunächst zu testen. Die meisten ERPs bieten eine kostenlose Demo an, bei AutomaticERP bieten wir auch Zugang zur Demo mit einer persönlichen Demonstration. Sie müssen nirgendwo hingehen, die gesamte Kommunikation findet online statt.
6. Preis und Lizenzbedingungen
Wenn es um den Preis geht, ist es wiederum sehr gut, an die Zukunft zu denken. Wenn das Unternehmen weitergeführt wird, wie viele Personen werden dann im Unternehmen arbeiten? Müssen Sie eine große Menge an Informationen verarbeiten? Oder wird mehr Serverplatz benötigt? Was kostet Sie dieses ERP-System, wofür müssen Sie extra bezahlen und wie hoch sind die monatlichen Gebühren? Und wie hoch wird die Einmalzahlung sein? Sie können in ein System wie Saas einzahlen, bei dem Sie häufig eine regelmäßige Gebühr für jeden im System registrierten Mitarbeiter entrichten. Sie können jedoch wie bei AutomaticERP nur für das gelieferte System und die geleistete Arbeit bezahlen. Die erste Einmalzahlung ist höher, aber dann zahlen Sie nur für zusätzliche Anforderungen und den Server, oder dank OpenSource können Sie das System auf Ihrem eigenen Server betreiben.
Der Preis umfasst auch die Lizenz- und Vertragsbedingungen, die verschiedene Gebühren, Vertragsstrafen sowie die Rechte und Pflichten beider Parteien beinhalten können. OpenSource oder ClosedSource ist Teil der Lizenzbedingungen, niemand außer den Entwicklern kann den geschlossenen Quellcode sehen und wird es wahrscheinlich auch nie. Das bedeutet, dass Sie nur mit dem Unternehmen arbeiten können, das Ihnen das System geliefert hat, und dass Sie es und Ihre Daten auf dessen Server hosten müssen.
7. Wie funktioniert es, wenn ich von einem anderen System umsteige?
Wenn Sie bereits seit einiger Zeit mit einem ERP- oder CRM-System arbeiten, sich aber für einen Wechsel entschieden haben, sollten Sie mit dem neuen Systemanbieter klären, wie der Übergang funktionieren soll. Wie gut oder schlecht Sie Daten aus dem ursprünglichen System extrahieren können, können Sie nicht beeinflussen, aber Sie können beeinflussen, wie sich das neue System verhalten wird. Das Importieren von Daten aus einer .csv-Datei sollte eine Selbstverständlichkeit sein, und wenn Sie nicht standardisierte Daten haben, die verarbeitet werden müssen, fragen Sie den Anbieter. Und scheuen Sie sich nicht, nachzufragen, wie sich das System verhält, auch wenn Sie alle Daten exportiert haben. Wir wünschen niemandem eine weitere schlechte Erfahrung, aber Sie können das System jederzeit wieder ändern und Ihre eigenen Daten erneut anfordern.
In AutomaticERP stoßen wir häufig auf dieses Problem: Der Kunde hat die Daten auf dem Hosting des Systemanbieters und kann sie entweder nicht abrufen oder es ist so kompliziert, dass der Kunde viel mehr für die Abreise bezahlt. AutomaticERP kann auf Ihrem eigenen Server gehostet werden, so dass kein Risiko besteht, dass Ihre Daten zurückgehalten werden, was auch dann gilt, wenn Sie sich für unser Hosting und Management entscheiden. Daten sind das Wertvollste, was wir haben!
Eine Frage des Preises und der Sicherheit. Wäre ein Online-ERP-System oder Self-Hosting besser?
Einige ERP-Systeme, darunter unser AutomaticERP | CRMbieten eine duale Lösung an – Cloud-Hosting oder Implementierung des Systems auf Ihren eigenen Servern. Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile.
Cloud-Lösungen
1. durch die Wahl einer Cloud-Lösung entfällt die Notwendigkeit, eine oft teure IT-Infrastruktur zu erwerben. Sie müssen auch kein Personal haben, einstellen oder schulen, um das gesamte System zu implementieren und zu betreiben. Die Nutzung eines ERP-Systems in der Cloud ist in der Regel mit monatlichen Gebühren verbunden, erspart Ihnen aber eine Menge Ärger.
Eigener Server
2. Beim Hosting auf Ihrem eigenen Server erwerben Sie die ERP-Software einmalig und können sie von da an unbegrenzt nutzen. Sie müssen den Überblick über alle Daten behalten und sie selbst speichern. Wenn Sie qualifiziertes IT-Personal beschäftigen, haben Sie viel mehr Kontrolle über Sicherheit, Daten und das gesamte System.
Wie viel würde eine Inhouse- oder Cloud-ERP-Anschaffung in Ihrem Unternehmen in etwa kosten? Lassen Sie uns darüber sprechen, was Sie von ERP erwarten, und lassen Sie uns einen Implementierungsvorschlag erarbeiten. Lassen Sie uns darüber sprechen, was Sie von ERP erwarten, und lassen Sie uns einen Implementierungsvorschlag erarbeiten.
Preisliste für das AutomaticERP-Programm
Die Preise hängen von der Größe Ihres Unternehmens ab und davon, ob Sie sich für Cloud-Hosting mit monatlichen Gebühren oder für eine einmalige Implementierung auf Ihren eigenen Servern entscheiden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Demoversion des Programms unverbindlich zu testen.
