Podnikání je komplexní záležitost, a sledovat všechny procesy může být časově náročné a neefektivní. Jak vám v tom pomůže ERP systém?
Umožní vám spravovat třeba marketing, plánování, zásoby a personalistiku, vše na jednom místě.
Co to je ERP systém a jak ho správně vybrat a využívat, vám přiblíží dnešní článek.
Ušetřete zbytečně ztracený čas a věnujte se svému byznysu naplno.
Co je to ERP systém
Zkratka ERP je z anglického Enterprise Resource Planning, česká definice ERP je tedy plánování podnikových zdrojů. Jedná se o počítačový systém pro vaší firmu, který integruje veškeré procesy nutné ke správnému řízení podnikání. Pomocí ERP softwaru vytvoříte aplikaci, nebo více aplikací, které spolu navzájem komunikují, pro management interních záležitostí.
Výhody ERP systému
Hlavním účelem ERP technologií je zjednodušit podnikatelskou činnost a umožnit efektivnější sledování všech procesů. Díky vhodnému ERP získáte však mnohem víc, než jen všechny informace na jednom místě. Nejlepší ERP systémy zvednou celkovou úroveň vašeho podnikání.
Centralizovaná správa dat
ERP systémy umožňují centralizované ukládání dat a informací, což znamená snadný přístup k nim a zabraňuje ztrátě nebo duplikaci.
Zvýšení efektivity
Díky automatizaci řady manuálních procesů, které jinak zaberou hodiny času, se můžete vy nebo vaši zaměstnanci věnovat jiným záležitostem.
Lepší plánování a kontrola
Technologie usnadní lepší plánování a kontrolu procesů v rámci organizace. Zjednoduší tak třeba tvorbu projektových plánů, sledování zásob a zajištění správné komunikace mezi odděleními.
Zlepšení výkonu
Díky snížení nákladů spolu se zvýšením produktivity vám zbyde více času na vylepšování kvality produktů a služeb. Zaměstnanci zvládnou díky automatizaci více úkolů za méně času a prioritou se tak může stát rozvoj vašeho podnikání.
Lepší zákaznický servis
ERP systém vám pomůže lépe porozumět potřebám zákazníků a umožňují rychleji a efektivněji reagovat na jejich požadavky, díky efektivní komunikaci s CRM systémem.
Flexibilita
ERP systémy jsou obecně velmi flexibilní a mohou být přizpůsobeny specifickým potřebám organizace.
Lepší rozhodování
Díky ERP funkcím jako sdílený kalendář budou mít vaše týmy přístup k úplným a aktuálním informacím, což umožňuje efektivnější rozhodování a management.
Posuňte své podnikání vpřed a zlepšete chod své firmy.
Klíčové vlastnosti ERP systému
Účetnictví a finanční řízení:
- Správa fakturace a plateb
- Analýza finančních dat a reportování
- Řízení účtování a rozpočtování
- Plánování cash flow a kontrola financí
- Řízení daňových povinností a správa daní
Prodej a zákaznický servis:
- Správa databáze zákazníků a jejich kontaktů
- Správa objednávek a fakturace
- Řízení kampaní a marketingových akcí
- Sledování prodejních výsledků a výkonnosti prodeje
- Analýza dat o zákaznících a jejich nákupních návycích
- Řízení reklamací a vracení zbožíŘízení reklamací a vracení zboží
Správa zásob a dodavatelského řetězce:
- Správa skladových zásob a sledování stavu zásob
- Řízení objednávek a přijetí zboží od dodavatelů
- Sledování dodávek a doručování zboží zákazníkům
- Analýza nákladů na skladování a logistiku
- Plánování zásob a řízení dodavatelských vztahů
Řízení lidských zdrojů:
- Správa zaměstnanců a jejich dat včetně platů a benefitů
- Plánování pracovních sil
- Sledování docházky zaměstnanců
- Data o výkonu a hodnocení zaměstnanců
- Řízení školení a vývoje zaměstnanců
- Správa zaměstnaneckých dokumentů a administrativy
Zjednodušte manuální a zdlouhavé procesy napříč vaší firmou.
Výběr správného ERP systému pro vaše podnikání
Posouzení obchodních potřeb a požadavků
Nejdůležitějším krokem je získat jasný přehled o nárocích, které ERP systém musí splňovat. To zahrnuje požadavky na funkce, jako jsou správa zákazníků, zásob, finančních záznamů, řízení lidských zdrojů a další. Dále je potřeba zvážit také specifické požadavky odvíjející se od velikosti firmy, jako je například cena a jednoduchost používání.
Porovnání různých ERP systémů
Když máte jasnou představu o vašich obchodních potřebách a požadavcích, můžete začít s porovnáváním různých ERP systémů, které jsou k dispozici na trhu. Existují řešení pro malé i větší firmy, takže je důležité věnovat čas výběru toho vhodného pro vás. Porozhlédněte se po různých dodavatelích a sjednejte si schůzku, na které zjistíte, co vám umí nabídnout.
Možnosti integrace se stávajícími systémy
Pokud již máte interní aplikace, které používáte, je důležité zvážit, zda je nový ERP systém bude umět integrovat. Pokud toto není možné, je potřeba počítat s věnováním relativně velkého množství času a nákladů na implementaci.
Zvážení nejlepších ERP systémů
Je důležité věnovat pozornost recenzím a hodnocením, zkuste vyhledávat názory podobných podnikatelů, jako jste vy sami. ERP systém, který využívá velká firma, nebude nejspíše vhodný pro malý podnik. Zároveň sledujte návrhy a názory expertů na komunikaci, IT, nebo management.
Získejte ideální řešení pro vaší firmu a profesionální poradenství.
Úkoly implementace ERP systému
Co je potřeba udělat, než bude ERP připraven k použití? Myslet musíte především na dvě věci.
Integrace se stávajícími systémy
Pokud vaše firma již má nějaké systémy, jako jsou například účetní software, nebo CRM, je důležité zajistit, aby byla data z nich přenosná do nového ERP. Integrace zajišťuje, že data jsou synchronizována a že všechny systémy spolupracují a komunikují. Naplánujte, jaká data chcete přenést a identifikujte integrační body, tedy místa, kde k přenosu dat dojde. Integračním bodem může být třeba API, rozhraní pro přenos souborů nebo přímé připojení k databázi. Vždy před přenosem dat zajistěte dostatečné zabezpečení proti neoprávněnému přístupu, abyste ochránili případné citlivé informace.
Průběžná údržba a podpora
Po nasazení ERP systému je důležité mít k dispozici podporu při jeho údržbě, nejčastěji ve formě expertní pomoci. To zahrnuje aktualizace softwaru, testování, bezpečnostní audit, a další zásahy, které by mohly být potřebné. Takové služby může zajišťovat externí IT specialista, vaše IT oddělení, nebo dodavatel. Aktualizace bude většinou směřovat na opravu různých chyb, nebo vylepšení či rozšíření stávajících funkcí. Bezpečnostní audit byste neměli podcenit obzvlášť pokud váš ERP systém pracuje s osobními údaji, v takových případech bývá žádoucí ho provádět i pravidelně..
Nejlepší postupy pro implementaci ERP systému
Jde o náročný proces, který vyžaduje pečlivou přípravu a dobré plánování. Abyste zvládli implementaci bez problému, řiďte se následujícími tipy:
- Vypracujte jasný plán projektu: Projektový plán by měl zahrnovat stanovení cílů, časového harmonogramu, rozpočtu, zdrojů a odpovědností. Je také důležité, aby projektový plán byl pružný a zohledňoval změny, které se mohou objevit během procesu. Stanovte například, jaká data budete přenášet a kdo za bude mít přenos na starosti, nebo jakým způsobem budete školit zaměstnance.
- Správná komunikace a školení: Komunikace se zaměstnanci napříč firmou by měla být průběžná a včasná, aby byli všichni informováni o změnách a nových procesech. V první řadě informujte ty členy týmu, kteří v současnosti nejvíce pracují se stávajícími systémy, třeba pro správu dat, nebo účetnictví, a budou přecházet k novému ERP systému. Zatímco někteří zaměstnanci mohou mít přirozenější vztah k technologiím, jiní se mohou s novými funkcemi a procesy seznamovat pomaleji. Uspořádání specializovaného školení může také pomoci zlepšit efektivitu implementace a minimalizovat budoucí komplikace způsobené případnou lidskou chybou.
- Spolupráce mezi odděleními: Každé oddělení by mělo mít jasnou představu o tom, jak přesně bude ERP systém využíván v rámci jeho činnosti. Pokud bude mít implementace vliv na dosavadní formu spolupráce mezi dvěma odděleními, měl by být vyhrazen prostor pro ujasnění případných otázek a identifikaci možných nedostatků. Nepodceňte také stanovení kompetencí a odpovědností, které jednotlivým oddělením náleží, aby nedocházelo ke zmatkům v agendě.
- Průběžné sledování a zlepšování: Díky monitorování bude možné zlepšovat systém tam, kde je to nutné. To zahrnuje průběžné testování, hodnocení výkonu a poskytování zpětné vazby zaměstnancům i dodavateli. Kromě toho by měly být průběžně hodnoceny výkonnostní ukazatele a zpětná vazba zaměstnanců a dodavatelů by měla být zohledněna při plánování dalších úprav či aktualizací.
Nejlepší postupy pro implementaci ERP systému
Jde o náročný proces, který vyžaduje pečlivou přípravu a dobré plánování. Abyste zvládli implementaci bez problému, řiďte se následujícími tipy:
- Vypracujte jasný plán projektu: Projektový plán by měl zahrnovat stanovení cílů, časového harmonogramu, rozpočtu, zdrojů a odpovědností. Je také důležité, aby projektový plán byl pružný a zohledňoval změny, které se mohou objevit během procesu. Stanovte například, jaká data budete přenášet a kdo za bude mít přenos na starosti, nebo jakým způsobem budete školit zaměstnance.
- Správná komunikace a školení: Komunikace se zaměstnanci napříč firmou by měla být průběžná a včasná, aby byli všichni informováni o změnách a nových procesech. V první řadě informujte ty členy týmu, kteří v současnosti nejvíce pracují se stávajícími systémy, třeba pro správu dat, nebo účetnictví, a budou přecházet k novému ERP systému. Zatímco někteří zaměstnanci mohou mít přirozenější vztah k technologiím, jiní se mohou s novými funkcemi a procesy seznamovat pomaleji. Uspořádání specializovaného školení může také pomoci zlepšit efektivitu implementace a minimalizovat budoucí komplikace způsobené případnou lidskou chybou.
- Spolupráce mezi odděleními: Každé oddělení by mělo mít jasnou představu o tom, jak přesně bude ERP systém využíván v rámci jeho činnosti. Pokud bude mít implementace vliv na dosavadní formu spolupráce mezi dvěma odděleními, měl by být vyhrazen prostor pro ujasnění případných otázek a identifikaci možných nedostatků. Nepodceňte také stanovení kompetencí a odpovědností, které jednotlivým oddělením náleží, aby nedocházelo ke zmatkům v agendě.
- Průběžné sledování a zlepšování: Díky monitorování bude možné zlepšovat systém tam, kde je to nutné. To zahrnuje průběžné testování, hodnocení výkonu a poskytování zpětné vazby zaměstnancům i dodavateli. Kromě toho by měly být průběžně hodnoceny výkonnostní ukazatele a zpětná vazba zaměstnanců a dodavatelů by měla být zohledněna při plánování dalších úprav či aktualizací.
