DMS (Systém správy dokumentů)
Systém správy dokumentů (DMS – Document Management System) je softwarový systém, který slouží k přijímání, sledování, správě a ukládání dokumentů. Cílem DMS je snížit papírování a zefektivnit práci s dokumenty tím, že umožňuje sledování verzí dokumentů, které byly vytvořeny a upraveny různými uživateli. Díky tomu mohou společnosti udržovat přehled o všech změnách a historických verzích dokumentů.
Funkce systému správy dokumentů:
- Ukládání a správa verzí – Systém umožňuje sledovat změny a verze jednotlivých dokumentů, včetně informací o tom, kdo a kdy dané změny provedl.
- Organizace a rychlé vyhledávání – DMS usnadňuje třídění a vyhledávání dokumentů na základě různých kritérií, jako jsou metadata, název dokumentu nebo obsah.
- Bezpečnost a kontrola přístupu – Systém zajišťuje bezpečné uchovávání dokumentů a umožňuje definovat přístupová práva pro různé uživatele.
DMS se často používá jako součást systémů pro správu podnikového obsahu (ECM), kde se jeho funkce mohou překrývat s systémy správy záznamů a systémy pracovních toků. Správa dokumentů je zásadní pro organizace, které potřebují efektivně spravovat velké množství digitálních dokumentů a uchovávat historii verzí.
Vyzkoušejte náš CRM systém na AutoCRM, nebo také ERP systém pro efektivní řízení firmy, nebo prozkoumejte možnosti umělé inteligence s Apertia.ai.
