Přechod na nový CRM systém může být pro firmu obrovským posunem vpřed — nebo noční můrou. Mnoho společností už dnes nějaký nástroj pro evidenci zákazníků má, ale často jde jen o staré tabulky v Excelu, polofunkční CRM po předchozím dodavateli nebo systém, který už nikdo ve firmě pořádně nepoužívá.
A právě v okamžiku, kdy padne rozhodnutí „pojďme to změnit“, začínají problémy. Migrace dat, integrace, školení lidí, přechod na nové prostředí… To všechno se dá zvládnout hladce — pokud se vyhnete typickým chybám.
Chybí jasný plán a odpovědnost
Největší chyba, kterou firmy dělají hned na začátku, je, že považují migraci CRM za čistě technický úkol. Z pohledu IT to možná vypadá jednoduše – „vytáhneme data ze starého systému a nahrajeme je do nového“. Jenže CRM není jen databáze kontaktů. Je to nervový systém celé firmy – propojuje obchod, marketing, zákaznickou podporu, servis i vedení. Jakmile se udělá chyba už na začátku, následky se táhnou měsíce.
V praxi to často vypadá tak, že se o migraci „nějak postará IT oddělení“, ale obchod a marketing o tom moc neví. Každé oddělení má jinou představu, jak by měl systém vypadat, jaké údaje potřebuje a co považuje za důležité.
Bez koordinace vzniká chaos: někdo pracuje ještě ve starém CRM, jiní už v novém, data se zdvojují, ztrácí se historie komunikace a vedení ztrácí přehled.
Klíčové řešení: Určete projektového vlastníka migrace – člověka, který nese odpovědnost nejen za samotný přenos dat, ale i za to, že nový systém bude po spuštění opravdu fungovat. Měl by být propojený s každým oddělením, rozumět procesům a zároveň umět mluvit jazykem vedení i IT.
Jak by měl vypadat realistický migrační plán
Bez plánu se žádná migrace neobejde. Nemusí jít o složitý dokument plný tabulek – důležité je, aby bylo všem jasné, co, kdo, kdy a jak.
Oblast | Co zahrnuje | Proč je důležitá |
Rozsah migrace | Určení, která data se budou přenášet – kontakty, firmy, obchodní případy, e-maily, historie komunikace. | Jasně vymezený rozsah předchází chybám, duplicitám a neúplným datům. |
Zodpovědnosti | Kdo zajišťuje export dat, kdo provádí kontrolu kvality a kdo má na starosti samotný import. | Eliminace chaosu a jistota, že každý krok má svého vlastníka. |
Časový harmonogram | Termín testovací migrace, datum ostrého přepnutí a délka souběhu se starým systémem. | Minimalizace výpadků, lepší organizace práce a plynulé přechodové období. |
Kontrolní fáze | Ověření, že data jsou kompletní, správná a zaměstnanci vědí, kde a jak mají pracovat. | Zajišťuje funkční systém hned od prvního dne ostrého provozu. |
Firmy, které si plán připraví dopředu, ušetří obrovské množství času i nervů. Lidé mají jasnou odpovědnost, data jsou pod kontrolou a přechod proběhne s minimálními výpadky
Importujete nepořádek, ne data
Migrace CRM často odhalí věci, které by vedení raději nevidělo. Duplicitní záznamy, chybějící e-maily, firmy vedené dvakrát pod různými názvy, kontakty bez telefonního čísla nebo klienti, kteří už dávno neexistují. Zní to banálně, ale přesně tenhle nepořádek se při přechodu do nového systému velmi často přenáší beze změny – a nový CRM tak startuje se stejnými problémy, které měl ten starý.
To je druhá nejčastější chyba při migraci: kopírování starého chaosu do nového systému. Firmy mají tendenci říkat si „raději tam přenesme všechno, kdyby se to někdy hodilo“. Jenže tím si do čistého systému natahují data, která jsou zastaralá, chybná nebo naprosto zbytečná. Výsledek? Zaměstnanci nevědí, který kontakt je aktuální, a vedení má zkreslené reporty.
Revize dat před migrací – nejdůležitější krok, který většina firem přeskočí
Než začnete cokoli importovat, je potřeba udělat datovou hygienu – zkontrolovat, co se ve starém systému vlastně nachází, a rozhodnout, co má smysl přenášet. Tohle je ideální chvíle vyčistit CRM od letitého balastu a začít s novým systémem opravdu od nuly.
Postup může být jednoduchý, ale musí být důsledný:
- Vyřaďte neaktivní zákazníky. Pokud jste s někým nekomunikovali více než dva roky a není důvod vztah obnovovat, nemá smysl ho přenášet.
- Sloučte duplicity. Jeden zákazník zapsaný dvakrát pod mírně odlišným názvem (např. ABC s.r.o. a ABC SRO) je klasický problém starých CRM.
- Opravte chybné údaje. Zkontrolujte e-maily, IČ, PSČ a telefonní čísla – špatná data dělají z CRM nespolehlivý nástroj.
- Sjednoťte formát. Názvy firem, adresy i kontaktní osoby by měly mít jednotný styl.
Z praktického hlediska se vyplatí udělat export dat do Excelu, projít ho s týmem a označit, co se má opravdu přenést.
Nejde jen o technickou čistotu, ale i o mentální reset – přechod na nový CRM má být začátek nové etapy, ne kopie starého systému.
Pokud používáte AutoCRM, máte tu výhodu, že systém při importu automaticky rozpozná duplicity a dokáže data čistit podle nastavených pravidel.
Tím se minimalizuje riziko chyb a migrace proběhne rychleji i bezpečněji. Čistá data znamenají čistý start. A právě to je rozdíl mezi systémem, který firmě pomáhá růst, a systémem, který se hned po spuštění utopí ve vlastním nepořádku.
Podceníte testování
Třetí nejčastější chyba při přechodu na nový CRM systém je migrace bez testu. Firmy často spěchají — chtějí mít nový systém co nejdřív v provozu, tak prostě přenesou všechna data „naostro“ a věří, že to nějak dopadne. Jenže u CRM se tahle zkratka obvykle vymstí.
Po importu se pak začnou objevovat stovky malých, ale otravně zásadních chyb: zmizí vazby mezi firmou a kontaktem, špatně se zobrazí poznámky, někde chybí diakritika, jinde se nenačte historie e-mailů nebo příloh.
To všechno znamená další dny a týdny oprav — a rozhořčené uživatele, kteří se do nového systému přestávají přihlašovat.
Přitom řešení je jednoduché: každá migrace by měla začít testovací fází.
Než spustíte ostrý přenos, přeneste jen malý vzorek dat — například 5 % celé databáze — a důkladně ho projděte.
Zkontrolujte, jestli sedí všechny klíčové věci:
- vazby mezi záznamy,
- správné zobrazení českých znaků,
- přenesené přílohy,
- a funkční propojení s e-maily.
Teprve když test projde bez problémů, má smysl spouštět ostrou migraci. Ušetří to desítky hodin práce i zbytečné stresy.
Nechte testovat lidi, kteří systém používají
Testování nemá být jen úkol pro IT oddělení. Technik zkontroluje, že se tabulky zobrazují správně, ale nezjistí, jestli se v systému dá skutečně pracovat. To dokážou jen ti, kdo ho budou používat každý den.
Zapojte proto obchodníky, zákaznickou podporu nebo projektové manažery už do testovací fáze.
Nechte je dělat běžné úkoly: vyhledat konkrétního klienta, přidat poznámku, založit obchodní případ nebo odeslat e-mail. Uvidíte hned, jestli systém funguje intuitivně, nebo jestli se lidé ztrácí.
Zpětná vazba uživatelů má v testovací fázi obrovskou hodnotu. Odhalí věci, které by vás samotné nenapadly – třeba že tlačítko pro přidání nabídky je nelogicky schované, nebo že názvy polí nejsou pro obchodníky srozumitelné.Když to vychytáte před ostrým startem, ušetříte si spoustu zmatků i odporu proti změně. Systém, který lidé sami otestovali, přijmou snadněji. A to je základ úspěšné migrace.
Netrénujete lidi
Jedna z největších chyb, které firmy při migraci CRM dělají, je, že podcení lidi.
Přechod na nový systém se bere jako technický projekt – přeneseme data, nastavíme integrace, hotovo. Jenže to, co skutečně rozhoduje o úspěchu, nejsou data ani servery. Jsou to uživatelé, kteří v systému budou každý den pracovat.
Mnoho migrací selže ne kvůli špatné technologii, ale kvůli tomu, že lidé novému systému nerozumí nebo ho prostě nepoužívají. Dostanou přístup, heslo, krátké PDF s instrukcemi – a tím to končí. Za pár týdnů se vedení diví, že CRM je prázdné, data nejsou aktuální a nikdo do něj nic nezapisuje.
Nový systém totiž znamená změnu pracovních návyků. A změny jsou pro lidi vždycky nepříjemné, zvlášť když jim nikdo nevysvětlí, proč se dějí, jaký mají smysl a co jim osobně přinesou. Bez kvalitního zaškolení a zapojení uživatelů se z nového CRM stává jen další ikona na ploše.
Zapojte klíčové uživatele už od začátku
Ideální je zapojit zaměstnance ještě před samotnou migrací. Když mohou říct, co jim v původním systému vadí a co by chtěli zlepšit, získáte nejen cennou zpětnou vazbu, ale i jejich vlastnictví změny – budou mít pocit, že se systém tvoří s nimi, ne proti nim.
Vyberte si pár zkušených lidí z každého oddělení a udělejte z nich tzv. „interní ambasadory“. Tito lidé testují nové funkce, pomáhají kolegům, vysvětlují výhody a tlumí odpor k novému systému.
Navíc sami přijdou s návrhy, které IT nebo dodavatel často nevidí – protože oni žijí každodenní realitu firmy.
Školení není ztráta času – je to investice
Správně provedené školení je mnohem víc než ukázka tlačítek. Nemá jít o teoretickou prezentaci, ale o praktickou simulaci práce.
Nechte lidi dělat to, co dělají každý den – zadávat nabídky, volat klientům, vytvářet úkoly, filtrovat přehledy. Cílem je, aby si systém „osahali“ a pochopili, že jim práci usnadní, ne přidá.
Rozdělte školení na dvě části:
- Základní start pro všechny, kde se vysvětlí struktura systému a běžné úkony.
- Pokročilé workshopy pro jednotlivá oddělení, zaměřené na jejich specifické procesy (obchod, marketing, servis, projektové řízení).
Důležité je i následné podpůrné období – prvních pár týdnů po migraci. Mějte k dispozici člověka, který odpovídá na dotazy, opravuje chyby a pomáhá uživatelům překonat první frustrace.
V AutoCRM se tento proces nazývá adopce systému – tedy fáze, kdy se z implementovaného CRM stává přirozená součást každodenní práce. Bez ní totiž ani ten nejlepší systém nepřinese výsledky.
Vysvětlete přínos, ne funkce
Lidé nepotřebují vědět, že CRM má 200 funkcí.Potřebují vědět, že jim to ušetří půl hodiny denně, že najdou přehled všech klientů na jednom místě, že nemusí hledat staré e-maily a že vedení nebude neustále otravovat s reporty, protože všechno vidí samo.Když tohle pochopí, systém začnou používat sami od sebe – ne proto, že „se to musí“.
Zapomenete na integrace
Při přechodu na nový CRM systém dělá mnoho firem stejnou chybu – soustředí se jen na samotnou migraci dat a zapomene na všechno ostatní, co se systémem souvisí.
V praxi to znamená, že se sice úspěšně přenesou kontakty, firmy a obchodní případy, ale nový CRM pak žije v izolaci.Nepřipojuje se k e-mailu, nekomunikuje s účetním softwarem, nepropojuje se s e-shopem, helpdeskem ani ERP.A místo zefektivnění vzniká dvojí práce, chaos a ztráta přehledu.
CRM má být centrální mozek firmy — místo, kde se potkávají všechny důležité informace. Pokud ale nefungují integrace, ztrácí svůj význam.Zaměstnanci musí ručně přepisovat objednávky, kopírovat fakturační údaje nebo znovu zadávat zákazníky, kteří už existují v jiném systému. Takový přístup nejen zvyšuje chybovost, ale hlavně ničí to, co mělo CRM přinést: úsporu času a jednotnost dat.
Integrace jsou klíčem k automatizaci
Oblast / Systém | Co přináší do CRM | Jak integrace funguje | Hlavní přínos |
E-mail (Outlook, Gmail) | Historie komunikace se zákazníky | E-maily se automaticky ukládají ke kontaktům a firmám | Kompletní kontext bez ručního přepisování |
Účetní software | Faktury, platby, účetní doklady | Faktury se propojují s obchodními případy | Přehled o financích a hladší navazování procesů |
ERP systém | Zakázky, objednávky, sklady | Synchronizace provozních dat do CRM | Větší provázanost obchodu a provozu |
E-shop | Objednávky a zákaznické profily | Objednávky se posílají rovnou do CRM, vytvářejí se karty klientů | Okamžitý přenos dat a rychlejší odbavení zákazníků |
Mailingové nástroje | Kampaně a reakce zákazníků | Sdílení kontaktů a výsledků kampaní | Lepší cílení a přesnější segmentace |
Projektové řízení | Úkoly, projekty, stavy práce | Propojení úkolů s klienty nebo obchodními případy | Jasnější návaznost práce po získání zakázky |
Helpdesk | Požadavky a tikety zákazníků | Požadavky se ukládají k danému klientovi | Vyšší kvalita podpory díky úplné historii |
Cloudové úložiště | Dokumenty a soubory | Automatické připojování dokumentů ke klientům | Snadná správa dokumentace na jednom místě |
A právě to je moment, kdy začíná skutečná digitalizace firmy.
AutoCRM má otevřené API a nabízí přímé propojení s nejpoužívanějšími systémy – od e-mailových klientů až po ERP řešení jako AutoERP.
Díky tomu dokáže pokrýt nejen obchodní procesy, ale i výrobu, sklad, fakturaci nebo servisní zakázky – vše z jednoho místa. Integrace jsou hotové, otestované a bezpečné, takže přechod neznamená měsíce vývoje, ale pár dní nastavení. Pokud se integrace podcení, končí migrace polovičatě – sice máte nový systém, ale pracujete stejně složitě jako předtím. Když se však propojí správně, CRM se stává nástrojem, který nejen eviduje, ale řídí celou firmu.
Jak zvládnout přechod hladce
Migrace CRM není jednoduchá. Je to proces, který zasáhne prakticky všechny části firmy – od obchodu přes marketing až po vedení.
Ale dá se zvládnout bez stresu, pokud se na něj připravíte správně. Klíčem je mít plán, vyčistit data, otestovat systém, zapojit lidi a myslet na integrace.
Když tohle všechno zvládnete, nový CRM začne dávat smysl od prvního dne – ne až po měsících chaosu a ladění.
Úspěšná migrace není o rychlosti, ale o kvalitě přípravy. Čím lépe si proces naplánujete, tím hladší bude přechod. Základem je komunikace – každý, kdo s CRM pracuje, musí vědět, co se děje, kdy se přepíná a jak se změna dotkne jeho práce.
Co dělá dobrý dodavatel jinak
Dobrý dodavatel CRM vás nenechá v tom samotné.
Nejde jen o technické nastavení, ale o partnerství – od úvodní analýzy až po ostrý provoz.
Seriózní dodavatel vám pomůže projít celým procesem krok za krokem:
- Vyčistí a připraví data, aby se do nového systému nepřenesl nepořádek.
- Nastaví integrace s dalšími systémy (e-mail, účetnictví, ERP, e-shop…).
- Otestuje vše v testovacím prostředí, aby nedošlo ke ztrátě informací.
- Zaškolí uživatele a pomůže s adaptací týmu.
Takový přístup z migrace udělá ne noční můru, ale pozitivní zkušenost – firmu to naučí lépe pracovat s daty a přemýšlet efektivněji o procesech.
Pokud hledáte řešení, které zvládne bezbolestnou migraci z Excelu nebo jiného CRM, podívejte se na AutoCRM. Je to český CRM systém bez licenčních poplatků, který lze plně přizpůsobit vašim procesům.
Umožňuje jednoduchý import dat, automatické čištění duplicity, přímé propojení s AutoERP a intuitivní prostředí, které zvládne každý uživatel.
Díky tomu se přechod na nový systém nestane rizikem, ale šancí – jak posunout firmu o krok dál.
Chcete se připravit na přechod bez stresu?
5 nejčastějších chyb při migraci CRM
Migrace CRM systému je proces, který prověří každou firmu. Nejde jen o přenos dat, ale o změnu myšlení, práce i komunikace mezi lidmi. A přestože každá firma je jiná, stejné chyby se opakují pořád dokola.
Tady je pět nejčastějších:
- Není určen zodpovědný člověk ani plán: Bez projektového vlastníka a jasného harmonogramu migrace končí v chaosu. Každé oddělení táhne jiným směrem a výsledek se rozpadá dřív, než se systém spustí.
- Přenášejí se stará a nevyčištěná data: Zbytečné, neaktuální a chybné údaje zanesou nový systém hned na začátku. Migrace je ideální příležitost k „úklidu“ – ne k bezhlavému kopírování starého nepořádku.
- Migrace se netestuje: Bez testu se chyby zjistí až po spuštění. Správný postup je přenést malý vzorek dat, ověřit vazby, formáty a funkce – a teprve pak spustit ostrý přenos.
- Zaměstnanci nedostanou školení: Bez školení a zapojení lidí se nový CRM neuchytí. Uživatelé musí rozumět, proč se systém mění a co jim přinese. Jinak se vrátí k Excelu a e-mailům.
- Neřeší se integrace s dalšími systémy: CRM nemá žít osamoceně. Když se nepropojí s e-mailem, účetnictvím, ERP nebo e-shopem, přináší jen další duplicitní práci místo automatizace.
Vyhnout se těmto chybám znamená zvládnout přechod hladce. Nový systém začne dávat smysl od prvního dne, lidé ho přijmou, data budou čistá a procesy fungovat jednotně.
Pokud k tomu chcete partnera, který vás migrací provede bez chaosu, podívejte se na AutoCRM – české CRM bez licenčních poplatků, které se přizpůsobí vašim procesům a zvládne přenos dat i integrace s minimálním zásahem.
Závěrem
Migrace CRM je proces, který se dá zvládnout hladce, když víte, co očekávat. Plán, čistá data, testování, školení lidí a funkční integrace – to je pět kroků k úspěchu.
A pokud chcete mít jistotu, že to celé proběhne bez stresu, sáhněte po AutoCRM – českém CRM systému, který vám s migrací i implementací pomůže od A do Z
Nejčastější otázky k migraci CRM systému
Záleží na velikosti firmy a množství dat. U menších firem (do 10 000 záznamů) trvá migrace obvykle 1–3 týdny.
U větších systémů může celý proces zabrat 4–8 týdnů, včetně testování a školení.
Důležitější, než rychlost je kvalita přípravy – čistá data a jasný plán ušetří mnohem víc času než uspěchaný start.
.
Nejčastěji se přenáší kontakty, firmy, obchodní případy, historie komunikace, poznámky, úkoly a dokumenty.
V některých případech také aktivity z kalendáře, e-maily a fakturační údaje.
Moderní systémy jako AutoCRM umožňují přenos dat i s vazbami – takže vám zůstanou propojení mezi zákazníkem, obchodníkem a historií aktivit.
Ano, a poměrně snadno. AutoCRM například umožňuje import dat přímo z Excelu (CSV, XLSX) a automaticky rozpozná duplicity, chybné e-maily i formátování.
Před importem je ale dobré tabulku pročistit – odstranit neaktuální záznamy, spojit duplicitní firmy a sjednotit názvy.
Cena závisí na rozsahu dat, integracích a požadovaných úpravách.
Základní migrace včetně školení se pohybuje kolem 10 – 30 tisíc Kč, komplexní přechody větších firem mohou být vyšší. U AutoCRM se navíc neplatí licenční poplatky za uživatele, takže celkové náklady zůstávají nižší než u zahraničních systémů.
Ne, pokud je proces dobře připravený.
Ztráta dat hrozí pouze tehdy, když se migrace provádí narychlo nebo bez testu.
Správný postup zahrnuje zálohu původního systému, testovací import a kontrolu integrity dat.
AutoCRM umožňuje import ve zkušebním režimu, takže máte jistotu, že se nic neztratí.
Nejdůležitější je komunikace a školení. Lidé musí vědět, proč se systém mění, co jim přinese a jak s ním budou pracovat.
Zorganizujte jedno krátké školení a nechte klíčové uživatele testovat systém ještě před spuštěním. Získáte jejich důvěru i cenné připomínky.
Ano – a právě to je důvod, proč firmy často volí české řešení. AutoCRM umožňuje plnou modularitu i přizpůsobení procesům firmy, aniž by bylo nutné programovat nový systém od nuly.
Můžete začít se základním modulem a postupně přidávat další podle potřeby – obchod, marketing, servis, projekty nebo helpdesk.
