7 CRM procesů, které automatizují úspěšné firmy (a získají 15 hodin týdně navíc)

Kolik času týdně ztrácíte přepisováním kontaktů z emailů do Excelu, zasíláním stejných emailů zákazníkům nebo hledáním informací o klientech? Průzkum Salesforce ukazuje, že obchodníci věnují pouze 34% času skutečnému prodeji – zbytek jsou administrativní úkoly. Když firmy zavedou CRM systém, často se ptají: „Co automatizovat jako první pro největší dopad?“

Odpověď je jasná: automatizujte tam, kde vaši obchodníci ztrácejí nejvíc času. V tomto článku vám ukážeme 7 procesů, které více než 200 zákazníků Apertia automatizuje v CRM systému jako první – a jak jim to ušetří průměrně 15 hodin týdně.

1. Automatické ukládání kontaktů: Konec s ručním přepisováním

Problém před automatizací

Obchodník dostane vizitku na konferenci nebo email od potenciálního klienta. Musí ručně přepsat jméno, telefon, email a firmu do CRM systému. U 10 nových kontaktů denně to zabere 30 minut.

Jak CRM systém automatizuje ukládání kontaktů

Moderní CRM systém automaticky:

• Stahuje kontakty z emailů pomocí AI
• Importuje data z vizitek přes mobil
• Zachytává kontakty z webových formulářů (Web-to-Lead)
• Obohacuje profily o data z LinkedInu a firemních databází

AutoCRM navíc umožňuje synchronizaci s Google kontakty, takže máte všechna data na jednom místě.

Reálná úspora

2 hodiny týdně = obchodník má více času na telefonování s klienty místo přepisování dat.

2. Automatické rozesílání follow-up emailů: Žádný lead nezapadne

Problém před automatizací

Obchodník si musí pamatovat, že má za 3 dny zavolat leadovi nebo poslat follow-up email. Při 20 aktivních leadech je snadné na někoho zapomenout. Výsledek? Ztracené obchody kvůli špatné návaznosti.

Jak CRM systém automatizuje follow-up

CRM systém s automatizací:

• Odesílá série follow-up emailů podle nastavených pravidel
• Připomíná obchodníkovi, kdy má klienta kontaktovat
• Eskaluje nereagující leady na vedoucího týmu
• Personalizuje emaily podle fáze obchodního procesu

AutoCRM obsahuje e-mailový marketing modul s možností vytvářet automatické kampaně.

Reálná úspora

3 hodiny týdně = obchodník nemusí ručně plánovat a psát follow-up emaily.

3. Automatické přiřazování leadů: Rovnoměrné rozložení práce

Problém před automatizací

Vedoucí obchodu musí ručně přiřazovat nové leady členům týmu. U 50 leadů týdně to zabere 2 hodiny a často dochází k nerovnoměrnému rozdělení.

Jak CRM systém automatizuje přiřazování

CRM systém s workflow:

• Automaticky rozděluje leady podle teritoria nebo produktu
• Rovnoměrně distribuuje leady mezi obchodníky
• Přiřazuje VIP klienty senior obchodníkům
• Notifikuje obchodníka o novém leadu okamžitě

AutoCRM umožňuje nastavit složitá pravidla přiřazování podle více kritérií.

Reálná úspora

2 hodiny týdně = vedoucí se může věnovat koučování týmu místo administrativě.

4. Automatické vytváření úkolů z emailů: Nic vám neunikne

Problém před automatizací

Klient pošle email s dotazem nebo požadavkem. Obchodník musí ručně vytvořit úkol v CRM systému, nastavit termín a připomínku. Při 20 emailech denně je to 30 minut práce.

Jak CRM systém automatizuje tvorbu úkolů

CRM systém s AI:

• Analyzuje příchozí emaily a vytváří úkoly automaticky
• Navrhuje termíny splnění podle priority
• Propojuje úkoly s příslušným kontaktem a obchodem
• Připomíná obchodníkovi blížící se deadline

AutoCRM má propracovaný systém správy úkolů včetně Ganttova diagramu.

Reálná úspora

2.5 hodiny týdně = méně času na administrativu, více času na prodej.

5. Automatické reportování: Aktuální data bez ruční práce

Problém před automatizací

Vedoucí obchodu potřebuje týdenní report o prodeji, konverzích a výkonnosti týmu. Někdo musí data vytáhnout z CRM, vytvořit grafy v Excelu a odeslat emailem. Celkem 3 hodiny týdně.

Jak CRM systém automatizuje reportování

Reporting modul v CRM systému:

• Generuje dashboardy v reálném čase
• Odesílá automatické reporty každé pondělí ráno
• Zobrazuje KPI (konverze, průměrná hodnota obchodu, sales velocity)
• Umožňuje drill-down do detailů jedním kliknutím

AutoCRM nabízí pokročilou analýzu procesů s prediktivní analytikou.

Reálná úspora

3 hodiny týdně = vedoucí vidí výkonnost v reálném čase bez čekání na reporty.

6. Automatické scoring leadů: Zaměřte se na hot leady

Problém před automatizací

Obchodník musí intuitivně odhadovat, který lead má největší potenciál. Často tak ztrácí čas s leadem, který nemá zájem, a přehlédne hot lead, který je připravený koupit.

Jak CRM systém automatizuje lead scoring

CRM systém s AI:

• Hodnotí leady podle chování (otevřené emaily, návštěvy webu, stažené materiály)
• Přiděluje skóre podle demographics (velikost firmy, pozice, odvětví)
• Upozorňuje na hot leady, kteří jsou připraveni nakupovat
• Doporučuje další kroky pro conversion

AutoCRM využívá AI do firmy pro prediktivní lead scoring.

Reálná úspora

2 hodiny týdně = obchodník se soustředí na správné leady s vyšší konverzí.

7. Automatické synchronizace kalendáře: Žádné zmeškané schůzky

Problém před automatizací

Klient chce schůzku. Obchodník musí kontrolovat kalendář, poslat návrh termínů emailem, čekat na odpověď a pak vytvořit meeting v CRM i v Google kalendáři. Při 10 schůzkách týdně to zabere 1.5 hodiny.

Jak CRM systém automatizuje plánování

CRM systém s kalendářovou integrací:

• Umožňuje klientovi vybrat si termín přímo přes booking link
• Automaticky vytváří meeting v CRM i Google kalendáři
• Odesílá pozvánky a připomínky klientovi i obchodníkovi
• Propojuje schůzku s kontaktem a obchodem

AutoCRM nabízí synchronizaci s Google a Outlook kalendářem.

Reálná úspora

1.5 hodiny týdně = méně času na plánování, žádné zmeškané schůzky.

Celková úspora: Více než 15 hodin týdně

Když sečteme všechny automatizované procesy v CRM systému:

16 hodin týdně = 2 celé pracovní dny, které může obchodník věnovat skutečnému prodeji místo administrativě.

Jak začít s automatizací v CRM systému?

Krok 1: Zmapujte bolestivé body vašeho týmu

Zeptejte se obchodníků:

• Které úkoly opakujete každý den?
• Kde nejčastěji děláte chyby?
• Co vás nejvíc zdržuje od prodeje?

Krok 2: Začněte s jedním procesem

Nevybírejte všechny najednou. Začněte procesem, který:

• Zabírá nejvíc času
• Má jasný výsledek (např. follow-up emaily)
• Je nejjednodušší na automatizaci

Krok 3: Nastavte CRM podle vašich prodejních procesů

AutoCRM vám umožňuje:

• Přizpůsobit sales pipeline vašim fázím
• Vytvořit vlastní workflow a automatizace
• Integrovat s emailem, kalendářem a dalšími nástroji

Krok 4: Vyškolte tým

Obchodníci musí pochopit:

• Jak nová automatizace funguje
• Co od nich CRM systém očekává
• Jak jim to ušetří čas

Krok 5: Měřte výsledky

Sledujte:

• Kolik času proces zabíral před a po automatizaci
• Jak se změnila konverzní míra
• Jak vzrostla spokojenost týmu

Chyby, kterým se vyhnout při CRM automatizaci

Chyba 1: Automatizovat příliš brzy

Nejdřív nastavte CRM systém a nechte tým pracovat 2-3 týdny. Pak teprve automatizujte.

Chyba 2: Over-automatizovat

Ne všechno je třeba automatizovat. Osobní komunikace s VIP klienty by měla zůstat lidská.

Chyba 3: Nekontrolovat automatizace

Jednou měsíčně zkontrolujte, že všechny automatizace fungují správně.

Chyba 4: Zapomenout na data kvalitu

Automatizace funguje jen s kvalitními daty. Vyčistěte duplicity a nekompletní kontakty.

AutoCRM: CRM systém nové generace s AI

AutoCRM je český CRM systém od společnosti Apertia postavený pro automatizaci. S více než 200 zákazníky včetně České exportní banky, VFD Group nebo LAMARK nabízí řešení s těmito výhodami:

✅ CRM na míru – systém se přizpůsobí vašim procesům
✅ Neomezený počet kontaktů – platíte za funkce, ne za data
✅ Flexibilní workflow – vytvářejte vlastní automatizace bez programování
✅ AI automatizace – 35+ AI agentů včetně B2B Objednávky Agenta
✅ 24/7 podpora – český tým, který rozumí vašemu byznysu

AutoCRM zahrnuje:

• Projektové řízení s Ganttovými diagramy
• Řízení zakázek propojené s CRM
• Fakturační systém pro kompletní sales-to-cash proces
• Skladový systém pro firmy s produkty
• Výrobní systém pro výrobní společnosti

FAQ: Často kladené otázky o CRM automatizaci

Kolik stojí CRM systém s automatizací?
AutoCRM nabízí verzi zdarma pro malé firmy a placené plány od 3 450 Kč/měsíc. Cena zahrnuje neomezený počet kontaktů a základní automatizace.

Jak dlouho trvá nastavení automatizací v CRM?
Základní automatizace (follow-up emaily, přiřazování leadů) – 1 týden. Pokročilé workflow s AI – 2-4 týdny.

Můžeme automatizovat i specifické procesy našeho byznysu?
Ano. AutoCRM umožňuje vytvářet vlastní workflow bez programování. Pro komplexní automatizaci pomocí AI nabízí Apertia vývoj vlastních AI agentů.

Co když obchodníci odmítají používat CRM?
Ukažte jim, jak automatizace usnadní jejich práci. Když vidí, že CRM jim šetří čas místo aby jim ho bral, adopce je rychlá.

Lze CRM automatizaci financovat z dotací?
Ano. Program Digitální podnik (OP TAK) poskytuje dotace až 60% na implementaci CRM systémů.

Závěr: Automatizace = více prodejů

Firmy, které automatizují rutinní procesy v CRM systému, získávají:

• Úsporu 15+ hodin týdně pro každého obchodníka
• Zvýšení konverze o 20-30% díky lepšímu follow-upu
• Rychlejší uzavírání obchodů díky automatickému scoringu
• Spokojené obchodníky, kteří dělají to, co je baví – prodej

Začněte s automatizací jednoho procesu. Výsledky uvidíte během týdne a postupně rozšiřujte na další oblasti.

Více než 200 firem včetně České exportní banky, VFD Group nebo LAMARK již využívá CRM řešení od Apertia pro automatizaci prodejních procesů.

Vyzkoušejte AutoCRM zdarma nebo promluvte s naším týmem o možnostech automatizace vašeho CRM.