Accounting & Product-base

Propojení více záloh s finální fakturou

„Ve stavebnictví je běžné vystavit několik zálohových faktur, ale jen jednu finální. Ta se zpětně propojí se všemi předchozími.“

V mnoha odvětvích (např. stavebnictví, zakázková výroba, IT služby) jsou zálohové faktury běžnou součástí fakturačního cyklu. Finální faktura musí zpětně reflektovat již přijaté platby. Systém umožňuje:

• propojit neomezený počet zálohových faktur s jednou finální,

• automaticky načíst a odečíst příslušné částky,

• přenést veškeré související informace (např. sazby DPH, položky),

• vytvářet přehledný doklad s vazbou na všechny dřívější dokumenty.

Díky tomu odpadá ruční párování a výpočty, celý proces je rychlý a konzistentní.

Tvorba a řízení opravných daňových dokladů

„Když je faktura vystavená chybně, uživatel může kliknout na ‚vytvořit opravný daňový doklad‘ a systém přenese všechna data automaticky.“

Chybně vystavené faktury jsou v praxi častým jevem – chyba v částce, nesprávné DPH nebo neúplné údaje. CRM systém umožňuje okamžitě reagovat:

• opravit chybnou fakturu bez ručního kopírování,

• vygenerovat opravný daňový doklad se zápornými položkami,

• automaticky přenést údaje jako datum zdanitelného plnění, konstantní symboly apod.,

• požaduje uvedení důvodu opravy (např. „chybná faktura zaslaná zákazníkovi“).

Takový doklad je připravený pro účetní i daňové účely, bez chyb a v souladu s legislativou.

Práce s přijatými fakturami a kontrola údajů

„Přijaté faktury kopírují to, co dorazilo. Systém má výchozí šablony a podle potřeby přizpůsobujeme políčka.“

Na straně přijatých dokladů systém umožňuje:

• zobrazit detailní přehled položek včetně příloh (např. smluv, rozpočtů),

• evidovat odpočty záloh (volitelně podle firemních potřeb),

• využít validaci údajů – kontrola DIČ, IČO, splatností a souhrnů,

• porovnávat údaje mezi PDF přílohou a systémovými daty (tzv. porovnávací režim).

V případě rozdílů systém upozorní uživatele a umožní rychlou nápravu.

Vytěžování údajů z dokumentů

„Systém bude umět automaticky vytěžovat položky z příloh a zvýraznit, co nesedí.“

Modul pro vytěžování dokladů na základě AI:

• přečte PDF nebo sken faktury,

• identifikuje klíčové údaje (částky, dodavatele, položky),

• zvýrazní nesrovnalosti vůči údajům v systému,

• umožní uživateli rychlou úpravu, případně potvrzení vytěžených dat.

Tato funkce výrazně zkracuje čas potřebný pro zaúčtování přijatých faktur a minimalizuje riziko lidské chyby.

Příjmové a výdajové doklady: mimo fakturační tok

„Výdajový doklad znamená, že nám něco odchází z pokladny, příjmový že jsme přijali peníze mimo fakturu.“

Systém umožňuje:

• vystavovat příjmové doklady (např. hotovostní platby, přijaté zálohy bez faktury),

• vystavovat výdajové doklady (např. výplaty, pokladní výdaje),

• volit, zda se mají párovat s pokladní knihou nebo fungovat samostatně,

• vše evidovat ve vazbě na účetnictví i daňový systém.

Díky tomu jsou pokryty i nestandardní scénáře mimo fakturační proces – např. příjmy a výdaje spojené s provozními zálohami, vratkami, nebo hotovostními operacemi.

CRM jako nástroj kontroly, nikoli jen evidence

CRM systém dnes není jen nástroj na evidenci kontaktů nebo obchodních příležitostí. Ve chvíli, kdy integruje i účetní modul, stává se komplexním nástrojem pro řízení firemních procesů – včetně financí.