Firemní komunikace se dnes odehrává nejen přes e-maily, ale i skrze datové schránky. Zatímco e-mailová agenda je často dobře pokryta nástroji typu CRM, práce s datovými zprávami bývá rozdrobená, vázaná na konkrétní osoby a těžko dohledatelná.
Integrace datových schránek do CRM: Princip a výhody
Modul Databox je koncipován jako rozšíření CRM systému, které zajišťuje obousměrnou komunikaci s Informačním systémem datových schránek (ISDS). Datové zprávy jsou do systému stahovány v pravidelných intervalech a dále zpracovávány podle předem definovaných pravidel.
Proč integrovat datové schránky do CRM?
Modul Databox zajišťuje plně obousměrnou komunikaci s Informačním systémem datových schránek (ISDS). Zprávy jsou do CRM stahovány v pravidelných intervalech a zpracovávány podle předdefinovaných pravidel.
Výsledkem je jednotné prostředí, ve kterém mohou uživatelé i týmy:
spravovat více schránek současně,
třídit, archivovat a filtrovat zprávy dle vlastní logiky,
přidělovat odpovědnosti a sledovat stav zpracování,
a zajišťovat soulad s právními požadavky bez zbytečné manuální práce.
Filtrování zpráv a směrování podle adresátů
Uživatel může u každého filtru určit, na koho se má vztahovat. Pokud není zadán žádný příjemce, filtr se uplatní globálně. Filtrování lze provádět podle:
konkrétní datové adresy navázané na firmu,
typu adresy (např. pouze datové),
nebo podle ID odesílatele s možností využití zástupných znaků (např. hvězdiček).
Pro zkrácené nebo částečné ID je podporováno zadání 6–7 znaků, což umožňuje vysokou flexibilitu v případě opakujících se vzorů.
Akce při zpracování zpráv
Na zprávy lze aplikovat definované akce, jako například:
Ignorovat (nezařazovat do dalšího workflow),
Přesunout do specifikované složky (tzv. Databox folder, obdoba e-mailové složky).
Modul vychází z logiky klasických e-mailových klientů, ale je upraven pro specifické požadavky datových zpráv – včetně přísnějšího párování na identitu odesílatele.
Každý filtr má nastavitelnou prioritu. Jakmile se uplatní první relevantní pravidlo, další se již na danou zprávu neaplikují.
Práce s přijatými zprávami
Zobrazení zpráv odpovídá běžné e-mailové logice:
Zobrazení stavu vyřízení (čteno / nečteno / zpracováno),
Tělo zprávy (ve formátu PDF),
Přílohy (viditelné v náhledu i hlavním zobrazení),
Informace o odesílateli a příjemci (navázané na datové schránky).
Zprávy jsou vždy vázány na konkrétní uživatelský účet nebo tým, kterému jsou přiřazeny v rámci CRM.
Uživatelská logika a chování systému
Výchozí složka: každý uživatel může definovat, do které složky se mají příchozí zprávy automaticky ukládat.
Náhledy zpráv: zprávy lze otevřít do náhledu bez označení jako přečtené (např. pravým klikem).
Kombinované zobrazení: umožňuje rychlé přepínání mezi zprávami bez automatické změny stavu.
Odesílání datových zpráv
Zprávy lze odesílat přímo z CRM. Při odeslání se tělo zprávy automaticky převede do PDF. Uživatel zadává:
výběr odesílající schránky,
příjemce (ruční zadání kódu, bez našeptávání),
text těla zprávy a případné přílohy.
Ukládání a ochrana dat
Na rozdíl od ISDS, kde se zprávy mažou po 90 dnech, systém uchovává všechny zprávy trvale. To zajišťuje:
dlouhodobou archivaci bez příplatků,
přístup k historii komunikace napříč týmy a agendami,
lepší auditovatelnost a právní jistotu.
Zprávy se stahují automaticky – v základní verzi 1× denně, s možností nastavení kratšího intervalu (v rámci limitů ISDS).
Modul Databox představuje efektivní a integrované řešení pro správu datových zpráv v rámci CRM systému. Umožňuje centralizovat agendu, která byla dosud často roztříštěná, a poskytuje nástroje pro systematické, bezpečné a přehledné zpracování zpráv.
