Projektové řízení už jedině s kanban boardem

Kanban (nebo kanban board) je jedna z metod využívané v projektovém řízení, která byla vyvinuta v Japonsku v 50. letech 20. století. Jejím autorem je Taiichi Ohno, který pracoval pro společnost Toyota. Název Kanban pochází z japonštiny (看板). Kanban se používá ke zlepšení přehlednosti a přizpůsobivosti nejen výrobního procesu tím, že pomáhá určovat, co, kolik a kdy se má vyrábět. Toyota je považována za jednu z prvních společností, která kanban používala, ale dnes je metoda kanban široce využívána v různých odvětvích po celém světě.  

Jak vypadá?

Kanban je velmi jednoduchá, ale promyšlená tabule rozdělená do tematických sloupců s nadpisy (v náhledu níže se jedná o "Nezahájeno. Makáme na tom, ...) . Do jednotlivých sloupců se pak zařazují kanban karty podle toho v jakém stádiu procesu (stavu) právě jsou. Samotné karty mohou být rozlišeny formátem textu, barevným pozadím nebo výrazným komentářem (Vysoká, Urgentní,Průběžná,..).     První kanbany byly samozřejmě implementovány pomocí fyzických vizitek takzvaných "kanban karet", nyní už využíváme software pro tvorbu kanbanu v němž pomocí drag-and-drop systému můžeme jednoduše přetahovat karty z místa na místo. Digitální verze kanbanu navíc umožňuje proklik karty na další podrobnější informace.  

Kdy o něm uvažovat?

Nemusíte být velká výrobní firma typu Toyota abyste dokázali plně využít potenciál kanbanu. Tento promyšlený vynález ulehčí práci nejen velkým firmám o tisících či 10 tisících zaměstnanců ale také jednotlivcům, bez ohledu na zaměření. Zvýšení přehlednosti zajistí zvýšení efektivity práce každému a to nejen v oblasti projektového řízení.  

Kanban board v AutoCRM

Díky tomu, že je AutoCRM postaven jako modeler můžete si sami určit názvy jednotlivých sloupců (stavy) a jejich počet. Nastavit si můžete také samotné karty a to jak informaci, která bude zobrazena přímo na náhledu kanban karty, ale i celý její obsah po prokliku a druh entity kterou bude karta zastávat. Díky velké variabilitě našeho CRM lze kanban board postavit nad jakoukoli entitou si usmyslíte. Všechny entity s kanbanem mají samozřejmě stále možnost zobrazení v seznamu. Jednotlivé karty můžete sledovat i přes to, že se Vás přímo netýkají a tak se nechat ve streamu informovat o tom zda se karta posunula do dalšího stádia zpracování.   V Apertia využíváme kanban board nad entitou úkoly, kterou používáme napříč pracovními pozicemi. Obchodní zástupci, developeři, programátoři i CEO plně využívají tento systém. Naši klienti využili jeho možností i na smlouvy, projekty a mnoho dalšího, popusťte uzdu fantazii a využijte kanban ve své firmě i Vy.  

Propojení s dalšími metodami

U složitějších entit se doporučuje využít i gantt diagramu a to zároveň s kanban boardem. Obě metody se velmi dobře doplňují. Například u projektů je v kanbanu karta projektu ve sloupci "rozpracováno", ale je potřeba vědět v jaké fázi se přesně nacházíte, co máte za sebou, kdo co udělal, jak dlouho práce trvala a jak na sebe jednotlivé postupy navazují. K tomu slouží gantt, který tyto detaily přehledně zobrazí na diagramu pro konkrétní projekt.