Obecné pokyny

EspoCRM poskytuje možnost načítat e-maily z IMAP schránky. To umožňuje používat EspoCRM jako e-mailového klienta spolu s funkcemi specifickými pro CRM.

V tomto článku:

• IMAP účty
• SMTP účty
• účty Gmail
• Práce s emaily
• Odesílání emailů
• E-mailové složky
• E-mailové filtry
• Šablony e-mailů

IMAP účty

Poznámka: Aby příchozí e-maily fungovaly, musíte mít ve svém systému správně nakonfigurovaný cron .

Uživatel si může nastavit IMAP účet na stránce Osobní e-mailové účty (karta E-maily > nabídka vpravo nahoře > Emailové účty).

V poli Synchronizované složky určete, které složky se mají sledovat . Ve výchozím nastavení je nastaveno na INBOX.

Pokud pro odesílání e-mailů používáte externího poštovního klienta , můžete přidat složku Odeslané ke sledovaným. E-maily odeslané z externího klienta budou importovány do Auto. Upozorňujeme, že váš externí klient musí být nakonfigurován tak, aby ukládal odeslané e-maily na server IMAP.

Nastaveno od vám umožňuje vybrat datum, od kterého mají být e-maily archivovány. Pokud potřebujete archivovat staré e-maily, nastavte jej na nějaké datum před dneškem.

Existuje možnost zadat složku v osobním e-mailovém účtu. Příchozí e-maily budou umístěny do této složky.

SMTP účty

Uživatelé mohou nastavit nastavení SMTP ve svých osobních e-mailových účtech a také v Předvolbách. Osobní e-mailové účty dostupné na kartě E-maily > nabídka vpravo nahoře > Emailové účty.

Administrátor také může povolit použití hlavního systémového SMTP účtu i skupinových e-mailových účtů (označit jako Sdílené).

Uživatelé mohou mít více účtů SMTP.

Důležité: E-mailové adresy, ze kterých může uživatel odesílat e-maily, musí být definovány v poli E-maily v záznamu uživatele . E-mailové adresy uživatelů může definovat pouze admin (ve výchozím nastavení).

účty Gmail

Pro připojení účtu Gmail (IMAP a SMTP) máte dvě možnosti:

1. Povolte přístup pro méně zabezpečené aplikace v nastavení účtu Google.
2. Použijte integraci Google „odkaz bude dodán“ , která poskytuje zabezpečené ověření prostřednictvím Oauth2.

Práce s emaily

E-maily jsou načítány cronem (na pozadí) každých několik minut (období může určit správce). Všechny své e-maily můžete zobrazit na kartě E-maily. Na levé straně jsou standardní složky Doručené, Důležité, Odeslané, Rozepsané, V koši.

Stavové pole:

• Odesláno – bylo odesláno prostřednictvím CRM
• Archivováno – načteno z účtu IMAP nebo archivováno ručně
• Rozepsané – e-mail byl vytvořen jako koncept

Když přijde nový e-mail, systém se pokusí rozpoznat, ke kterému záznamu tento e-mail patří. Může jej propojit s účtem, potenciálním zákazníkem, příležitostí, případem (a kontaktem v režimu B2C) atd. Pokud nebyl rozpoznán, může jej uživatel propojit ručně vyplněním pole nadřazeného prvku .

Pokud e-mail přišel od nového potenciálního klienta, uživatel jej může převést na potenciálního zákazníka . Otevřete položku E-mail a v nabídce vpravo nahoře klikněte na Vytvořit potenciálního zákazníka.

Je také možné vytvořit úkol nebo případ ze záznamu e-mailu.

Pokud systém zná e-mailové adresy (od, do, kopie) e-mailového záznamu, zobrazí se osoba, ke které se vztahují (kontakt, zájemce, uživatel atd.). Pokud je nějaká e-mailová adresa nová, můžete vytvořit kontakt přímo odtud.

Všechny e-maily související s konkrétním záznamem jsou zobrazeny na panelu Historie daného záznamu. Pokud nějaký e-mail souvisí například s příležitostí, ale příležitost souvisí s účtem, zobrazí se v příležitosti i v účtu.

Když odeberete e-mail, bude zcela odstraněn ze systému, takže zmizí z jejich doručené pošty . Chcete-li tomu zabránit, použijte Přesunout do koše . Správce nesmí uživatelům udělit přístup k odstranění , aby zabránil ztrátě e-mailů.

Odesílání emailů

Nový e-mail můžete vytvořit několika způsoby:

• tlačítko Napsat v zobrazení seznamu e-mailů;
• odpověď na jiný e-mail;
• kliknutí na e-mailovou adresu nějakého záznamu;
• Vytvořit e-mail akci panelu Aktivity.

Existuje možnost vybrat šablonu vašeho e-mailu.

E-mailový podpis můžete nastavit v Předvolbách.

Je možné použít externího e-mailového klienta (výchozího na vašem počítači nebo zařízení). Pro toto zaškrtněte Použít externího e-mailového klienta v Předvolbách.

E-mailové složky

Uživatelé si mohou vytvořit své vlastní e-mailové složky, do kterých budou pro pohodlí vkládat některé e-maily. Seznam dostupných složek je dostupný na stránce Emaily na levé straně. Chcete-li vytvořit nebo upravit složky, přejděte na E-maily > rozevírací seznam v pravém horním rohu > Složky. Přeskočit oznámeníznamená, že nebudete upozorňováni na příchozí e-maily, které spadají do určité složky. Použitím e-mailových filtrů je možné vkládat e-maily do složek automaticky podle specifických kritérií.

E-mailové filtry

Správce může vytvořit globální e-mailové filtry pro přeskočení nežádoucích e-mailů. Jsou dostupné v Administraci > E-mailové filtry.

Běžný uživatel si může vytvořit e-mailové filtry pro své osobní e-mailové účty nebo pro celou svou doručenou poštu. Jsou k dispozici v části E-maily > rozevírací seznam v pravém horním rohu > Filtry.

Existují dva typy filtrů:

• Ignorovat – e-mail bude umístěn do koše nebo nebude importován, pokud se filtr týká osobního e-mailového účtu;
• Přesunout do složky – importované e-maily budou automaticky umístěny do složky zadaného uživatele.

Šablony e-mailů

Šablony e-mailů jsou k dispozici v části Emaily > rozevírací seznam v pravém horním rohu > Emailové šablony. Lze je použít jak pro hromadné rozesílání emailů, tak pro běžné emaily. Jednorázovýpolíčko znamená, že šablona emailu má být použita pouze jednou, což je obvyklé u email marketingu.

V těle a předmětu e-mailové šablony je možné použít zástupné symboly, např. {Account.name}, {Person.emailAddress}. Budou nahrazeny hodnotami souvisejících záznamů.

V těle šablony můžete použít další vyhrazené zástupné symboly: {optOutUrl}a {optOutLink}.

<a href="{optOutUrl}">Odhlásit odběr</a>

Toto je odkaz pro odhlášení hromadného e-mailu.

Seznam dostupných dalších zástupných symbolů:

• {today}– dnešní datum,
• {now}– aktuální datum a čas,
• {optOutUrl}– url odkaz pro odhlášení (pouze pro hromadný e-mail),
• {optOutLink}– odkaz pro odhlášení (pouze pro hromadný e-mail),
• {optInUrl}– adresa URL pro přihlášení (pouze pro zachycení potenciálních zákazníků, potvrzení přihlášení),
• {optInLink}– odkaz pro přihlášení (pouze pro zachycení potenciálního zákazníka potvrďte přihlášení).

Podpora řídítek

K dispozici od 5.9.0.

Poznámka: Toto je časově omezená funkce.

E-mailové šablony také podporují řídítka. Je to stejný systém šablon, jaký se používá pro šablony PDF se zástupnými symboly se dvěma závorkami, jako je {{name}}.

Platí pouze pro e-maily s neprázdným nadřazeným polem.